Apakah kamu pernah mendengar perumpamaan Cost Control dalam sistem administrasi perhotelan? Posisi ini bahwasanya masih bersinggungan dengan urusan keuangan dimana tugas Cost Control di hotel berhubungan dengan pengendalian pembelanjaan operasional dan aset di hotel.
Singkatnya, Cost Control ditugasi untuk melaksanakan pengawasan atas pembelian atau permintaan barang dari divisi lain biar tidak over budget. Dalam mengerjakan perannya, penting bagi Cost Control untuk menganalisis, menyusun, dan memantau anggaran hotel.
Kewenangan ini lalu menimbulkan seorang Cost Controller bertanggung jawab pribadi kepada Chief Account. Nantinya, controlling yang dilaporkan terhadap akuntan akan dijadikan dasar dalam pengerjaan laporan keuangan demi kelangsungan operasional hotel.
Untuk mengerti lebih lanjut, postingan kali ini akan menawarkan klarifikasi supaya mempermudah dalam mengenal Cost Control di hotel beserta peran dan tanggung jawabnya. Berikut klarifikasi lengkapnya.
Daftar Isi:
Pengertian Cost Control Hotel
Dalam terjemahan harafiah, Cost Control memiliki arti pengendalian biaya. Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa cost control hotel yakni bagian dalam manajemen hotel yang betugas untuk mengendalikan ongkos operasional, mulai dari penyusunan, pelaksanaan, dan pengawasan budget supaya sesuai dengan planning anggaran permulaan.
Dalam praktiknya di lapangan, seseorang yang diberi kewenagan selaku Cost Controller akan bertanggung jawab dalam keseluruhan proses verifikasi usul dan pengeluaran barang yang di usikan oleh Store Keeper.
Sebagai landasan teori, beberapa ahli juga mengemukakan pertimbangan ihwal pemahaman Cost Control. Berikut beberapa di antaranya.
1. Pengertian Cost Control Menurut Bambang Hatadi
Bambang Hatadi menjelaskan bahwa Cost control yaitu cara pengendalian struktur organisasi, tata cara, dan peraturan yang terkait perlindungan aset perusahaan. Dalam hal ini, seorang yang bekerja sebagai Cost Control akan menentukan bahwa setiap rencana budget yang sudah disepakati sebelumnya dapat diimplementasikan dengan benar.
2. Pengertian Cost Control Menurut Sondang Jagian
Sedangkan menurut Sondang Jagian, pemahaman Cost control yakni upaya sistematis yang dijalankan untuk memutuskan kriteria pelaksanaan dalam penyusunan rencana, penyediaan metode berita berbentukfeedback, evaluasi pelaksanaan dan perencanaan, serta investigasi rencana budget andai memerlukan langkah evaluasi demi meraih tujuan perusahaan.
Strategi Cost Controlling
Divisi Cost Control dalam bisnis perhotelan pastinya menerapkan strategi tertentu demi mempertahankan operasional hotel sekaligus laba bisnis yang dilakukan.
Berikut ini strategi cost controlling yang umum dikerjakan dalam bisnis perhotelan.
1. Penerapan Sistem Inventarisasi
Strategi dari cost controlling yang pertama ialah penerapan tata cara inventarisasi yang dilaksanakan sebagai kontrol atas penggunaan materi baku, perlengkapan, hingga persediaan hotel. Langkah ini bermaksud untuk menghindari pemborosan atau kerugian yang mungkin dialami hotel balasan barang yang rusak atau hilang.
2. Pengelolaan Energi
Pengelolaan energi menjadi strategi cost controlling kedua yang dikerjakan dengan  cara meminimalkan konsumsi listrik, air, dan gas untuk beralih pada rancangan ekonomis energi. Contohnya, penerapan tata cara off otomatis pada lampu dan AC dikala kamar kosong atau memanfaatkan shower dengan teknologi ekonomis air.
3. Pembaruan Teknologi
Dalam taktik cost control, ada langkah untuk melaksanakan pembaruan teknologi dengan memakai perangkat lunak modern dan sistem administrasi yang efisien. Teknologi yang bagus ini bermaksud biar hotel bisa melakukan pengelolan kamar yang lebih baik, meminimalkan kehilangan data, dan meningkatkan efisiensi operasional.
4. Peningkatan Keterampilan Karyawan
Meningkatkan kemampuan karyawan yaitu startegi cost controlling selanjutnya lewat pembinaan kerja wacana pengelolaan inventaris dan energi serta pemahaman pada teknologi modern. Langkah ini dilaksanakan supaya karyawan menjadi terampil dan efisiensi kerja semakin meningkat.
5. Pemaksimalan Efisiensi Operasional
Strategi berikutnya dari cost controlling berhubungan dengan pemaksimalan efisiensi operasional dengan cara mengelola stok, meminimalisir ongkos pengiriman, dan memaksimalkan penggunaan bahan baku. Cara ini akan membuat hotel bisa menyingkir dari pemborosan dan meminimalkan ongkos bikinan.
6. Menjalin Hubungan Baik dengan Vendor
Menjalin hubungan dengan vendor ialah penerapan startegi cost controlling demi menolong hotel dalam upaya menemukan harga terbaik atau penawaran diskon mempesona. Strategi ini akan menolong penghematan ongkos operasional hotel dalam pembelian bahan baku dan peralatan.
7. Menjaga Kondisi Fisik Bangunan
Menjaga keadaan fisik bangunan melalui pemeliharaan preventif juga menjadi taktik terbaik cost controlling. Di antaranya lewat perawatan rutin untuk AC, pipa, dan kanal air demi menyingkir dari kerusakan fatal dan berpotensi memunculkan biaya perbaikan yang mahal.
Tugas dan Tanggung Jawab Cost Control Hotel
Peran Cost Control dalam metode manajemen hotel sendiri terbilang cukup penting mengenang tugas Cost Control di Hotel dan tanggung jawab yang dibebankan berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian aset hotel.
Dituntut mempunyai ketelitian dan kemampuan kendali yang kuat, berikut beberapa peran Cost Control di hotel dan tanggung jawabnya yang penting untuk dikenali.
Tugas Cost Control di Hotel
- Membuat, menyusun, dan mengatur serta melakukan planning budget operasional hotel setiap bulan.
- Memastikan setiap kebijakan dan mekanisme yang dibuat mampu dipraktekkan dengan baik oleh seluruh divisi atau departemen.
- Menganalisa keperluan yang dibutuhkan setiap divisi untuk mendukung opersional hotel berjalan tanpa gangguan.
- Memantau dan menyelidiki seluruh hasil perhitungan persediaan dan mengawasi arus keluar masuk barang lengkap dengan pemberian bukti dan dokumen.
- Memeriksa setiap transaksi pembelian dan menentukan semua transaksi tersebut berlangsung dengan benar.
- Melakukan survey harga pasar untuk memilih harga dasar barang tidak over cost.
- Membandingkan setiap data dan memastikan semua barang yang diterima sesuai dengan daftar harga.
- Melakukan pemeriksaan dan penilaian berulang demi meningkatkan kinerja perusahaan.
- Melakukan monitoring dan audit internal terhadap pelaksanaan SOP.
Tanggung Jawab Cost Control
- Bertanggung jawab atas pengawasan arus masuk dan keluar barang, menyimpan, dan juga mendapatkan barang.
- Bekerja sama dengan bab purchasing terkait info aktivitas pembelian, harga barang, sampai penerimaan barang serta memperlihatkan persetujuan atas pembelian barang.
- Melakukan pengecekan dan investigasi order pembelian dan market list.
- Membuat laporan biaya rutin harian.
- Membuat laporan bulanan dan inventory barang yang ada setiap bulan.
SOP Cost Control Hotel
Setiap divisi dalam administrasi perhotelan niscaya mempunyai SOP atau Standard Operating Procedure untuk menolong pelaksanaan pekerjaan berkala , termasuk bagi Cost Control.
Berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian operasional, berikut ini SOP Cost Control hotel yang perlu diperhatikan.
1. Standart Control Pengawasan
SOP untuk Cost Control hotel yang pertama yakni kriteria control pengawasan yang lazimnya meliputi tiga hal utama untuk dilakukan.
Pertama, pengawasan penerimaan barang dari bagian receiving untuk dicek kualitas dan kuantitasnya berdasarkan form order pembelian.
Kedua, pengawasan kepada semua barang yang keluar dari store supaya sesuai dengan kelengkapan dokumen store request, mulai dari quantity requestion item, stock onhand, tanggal, nama, dan tanda tangan.
Terakhir, pengecekan dokumen penunjang untuk semua jenis pembelian yang dilaksanakan, yakni purchase order, purchase requestion, market list, cash purchase, dan lain sebagainya.
2. Siklus Control Pengendalian
Siklus control pengendalian menjadi SOP Cost Control hotel berikutnya yang memiliki empat prinsip tahapan, yaitu selaku berikut:
- Menetapkan patokan pengendalian yang akan digunakan, mirip waktu, jumlah, biaya, kualifikasi, dan lainnya.
- Memberikan info terhadap karyawan perihal standar yang telah ditetapkan, tergolong untuk sosialisasi dan training.
- Melakukan dan memastikan penilaian berkala atas mekanisme yang mesti dilaksanakan mampu terlaksana sesuai standar.
- Memberikan balasan dan tindakan perbaikan pada hasil kerja.
Dengan mengenal peran Cost Control di hotel beserta tanggung jawabnya, pengertian terkait salah satu divisi dalam departemen Accounting tadi menjadi makin mendalam.
Bukan cuma peran Cost Control di hotel, namun juga pengetahuan ihwal strateti cost controlling dan SOP yang diterapkan dalam mengerjakan operasional hotel.
