Dalam dunia perhotelan, tentu saja seorang hotelier wajib mengenali Guest Cycle yang ada pada suatu hotel.
Hal ini dibutuhkan untuk menunjukkan pengalaman dan layanan hospitality yang baik bagi para konsumen atau tamu.
Lantas, sudahkah kau tahu apa itu Guest Cycle di Hotel? Dan apa saja tahapan yang ada pada perumpamaan ini? Jika belum, mari simak uraian lengkapnya di bawah ini.
Daftar Isi:
Apa Itu Guest Cycle Hotel
Pengertian Guest Cycle ialah pengalaman lengkap yang dialami tamu di sebuah hotel.
Dimulai dengan pengusutan dan diakhiri dengan kepuasan konsumen.
Siklus Tamu mampu dibagi menjadi empat tahap utama
- Pre-Arrival /Sebelum Datang,
- Arrival / Kedatangan,
- Occupancy / Selama Penghunian,
- Departure / Keberangkatan.
Dalam keempat tahapan tersebut, terdapat tugas penting yang berhubungan dengan layanan tamu dan akuntansi tamu.
Karyawan front office harus mengetahui layanan tamu dan kegiatan akuntansi tamu di semua tahap kurun inap tamu.
Staf front office dapat secara efektif melayani tamu jikalau mereka memiliki pengertian yang terang wacana alur bisnis di hotel.
Guest Cycle juga ialah pendekatan sistematis untuk operasi front office.
| Tahapan Guest Cycle | Aktivitas |
| 1. Pre-Arrival | Reservation, Reconfirmation, Pickup request, Pre-Arrival Letter |
| 2. Arrival | Doormen, Bell Desk, Travel Desk, Registration, Room Assignment, Issuing of Key, Baggage Handling, Welcome Letter |
| 3. Occupancy | Safe Deposit, Telephone Calls, Concierge, Travel Desk, Currency Exchange, Mails |
| 4. Departure | Bill Settlement, Key Return, Bell Desk, Travel Desk, Concierge, Check-out, Thank-you Letter |
1. Stage Pre-Arrival
Tamu menentukan hotel selama tahap pre-arrival dari siklus tamu atau Guest Cycle.
Pilihan tamu dapat dipengaruhi oleh banyak faktor, termasuk pengalaman sebelumnya dengan hotel, iklan, referensi dari lisan ke lisan oleh sahabat dan kolega, lokasi, perusahaan, reservasi distributor perjalanan, nama hotel, anggota acara loyalitas hotel, dll.
Keputusan tamu untuk membuat reservasi juga dapat dipengaruhi oleh kemudahan membuat reservasi dan cara distributor pemesanan berinteraksi dan menggambarkan akomodasi hotel mirip tipe kamar, tarif kamar, amenities, akomodasi rekreasi dan atraksi lain di bersahabat hotel dll.
Jika reservasi mampu diterima, agen pemesanan membuat pemesanan pada perangkat lunak manajemen hotel.
Pembuatan catatan reservasi ini mengawali Guest Cycle di hotel. Reservasi ini berisi rincian ajakan khusus tamu yang hendak membantu hotel menawarkan layanan pribadi selama masa inapnya.
Rincian yang dikumpulkan selama pemesanan juga membantu hotel untuk menyelesaikan aktivitas pra-pendaftaran mirip menetapkan kamar sesuai seruan tamu, tarif kamar yang akan dibebankan ke folio tamu selama kurun inap, dll.
Meskipun detail pemesanan membantu dalam menawarkan layanan antisipatif bagi para tamu, tujuan utama dari membuat pemesanan ialah untuk memutuskan bahwa kamar akan tersedia ketika dia datang di hotel.
2. Arrival
Tahap kehadiran tamu siklus meliputi pendaftaran dan proses pengurusan kamar.
Setelah tamu tiba, ia menjalin korelasi bisnis dengan hotel melalui front office. Dan ialah tanggung jawab staf fornt office untuk mengklarifikasi setiap pertanyaan tamu khususnya rincian tarif kamar dari paket yang dipesannya.
Staf front office mesti memilih status reservasi tamu sebelum memulai proses check-in/registrasi. Tamu dengan reservasi dan tamu tanpa pemesanan yang umum diketahui dengan walk-in juga menunjukkan potensi bisnis bagi staf meja depan.
Kartu Pendaftaran atau Reg. kartu dicetak dan dilengkapi pada ketika check-in, yang hendak menolong meja depan untuk menghimpun gosip penting.
Reg. kartu mesti berisi rincian mirip kode penagihan, rincian reservasi, jumlah orang cukup umur dan anak-anak yang menempati, alamat, paspor dan visa untuk warga negara abnormal, alamat lengkap, detail pribadi dan detail kartu kredit.
Karena tamu dan hotel akan mendapatkan keuntungan hukum tertentu, maka wajib untuk menerima tanda tangan tamu pada kartu pendaftaran.
Proses pendaftaran simpulan sehabis metode pembayaran dan tanggal departure tamu sudah dikonfirmasi dan ditandatangani oleh tamu.
Tamu mampu diberikan kunci kamar dan isyarat arah ke kamar atau dikawal oleh Guest Service ataupun Butler.
Saat tamu check-in ke kamar, tahap Occupancy dari Guest Cycle dimulai.
3. Occupancy
Cara dan akhlak dari staf front office mewakili hotel penting selama tahap hunian.
Sebagai contact center utama untuk kegiatan hotel, front office bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan usul tamu.
Diantaranya memberikan informasi dan supplies terhadap para tamu.
Front desk harus ekstra hati-hati untuk menyikapi tamu secara sempurna waktu dan akurat. Fokus utama staf front desk ialah menunjukkan layanan antisipatif dan menyanggupi atau melampaui impian tamu. Hal ini akan mendorong tamu untuk mengulang kembali ke hotel.
Keamanan juga menjadi perhatian penting utama selama tahap Occupancy tamu. Masalah mirip tunjangan dana dan barang berguna termasuk di antaranya.
Resepsionis juga mesti mengikuti mekanisme operasi patokan hotel untuk penanganan hotel dan kunci tamu, pengawasan properti, brankas, properti pribadi tamu, dan kondisi darurat juga penting.
Berbagai biaya kedai makanan, telepon, internet, meja perjalanan dll selama tahap residensial menghipnotis rekening tamu dan hotel.
Sebagian besar ongkos ini akan diposkan ke akun tamu sesuai dengan prosedur posting kantor depan. Dan juga dalam pada umumnya kasus, room chargem yakni ongkos tunggal terbesar di folio tamu.
Tugas keuangan kantor depan yang lain selama tahap residensial adalah untuk memverifikasi biaya yang diposting ke akun tamu dan menyelidiki akun tamu terhadap batas kredit.
4. Departure
Layanan tamu dan faktor akuntansi tamu dari Guest Cycle teratasi selama fase keempat dan terakhir siklus ialah Departure.
Pada stage Departure, tamu mengosongkan kamar, mendapatkan laporan akurat dari rekening yang dituntaskan, mengembalikan kunci kamar dan meninggalkan hotel.
Setelah tamu check out, front office memperbarui status ketersediaan kamar dan memberitahu departemen housekeeping. (Untuk hotel yang menggunakan perangkat lunak Manajemen properti, status kamar diperbarui secara otomatis).
