Dalam dunia perhotelan dan industri hospitality, ada banyak departemen yang melakukan pekerjaan selaku metode yang mendukung operasional sehari-hari suatu hotel, Salah satunya adalah Front Desk Agent.
Sebagai bab dari departemen FO (Front Office), ada banyak tanggung jawab yang harus diperhatikan. Karena semakin baik kinerja departemen FO, pasti makin baik pula suatu hotel di mata pelanggannya.
Lantas telah kah kamu paham apa itu Frond Desk Agent, dan apa saja tugasnya? Jika belum, mari kita bahas di artikel berikut ini.
Apa itu Front Desk Agent?
Front Desk Agent yaitu sebutan untuk karyawan hotel yang mempunyai tanggung jawab atas penerimaan reservasi kamar, melaksanakan proses check in (kehadiran) & check out semua tamu hotel.
Jika dalam industri lain mirip perkantoran, maka posisi ini lebih di kenal selaku resepsionis.
Seorang FDA dituntut mampu bekerja Multitasking dan mempunyai kesanggupan berkomunikasi dengan baik, customer oriented, dan termasuk juga wajib menguasai Bahasa aneh seperti Bahasa Inggris.
Front Desk Agent juga berperan selaku pemberi kesan pertama dan juga kesan penutup dikala pelanggan melakukan checkout.
Baik tidaknya pelayanan FDA ini akan kuat kepada tingkat saran tamu yang pernah bermalam di hotel tersebut. Jika beliau mendapatkan pelayanan yang bagus, maka pelanggan akan menjadi media marketing gratis bagi hotel itu sendiri.
Namun sebaliknya, kalau pelanggan tidak berkenan, maka ia tidak akan tiba kedua kalinya, sampai memberi review negatif terhadap koleganya.
Itulah mengapa peran Front Desk Agent sangat vital. Bisa dikatakan, beliau yakni merk ambasador atau duta dari sebuah hotel.
Tugas Front Desk Agent
Secara singkat, peran Front Desk Agent yakni menjadi representasi hotel kepada tamu, selama tamu tersebut stay di hotel.
Mendeterminasikan status reservasi, dan mengerti betul berapa usang tamu tersebut hendak tinggal. Selain itu, FDA juga bertugas untuk menolong tamu menyelesaikan proses registrasi, menetukan kamar, memperlihatkan kemudahan spesial yang diminta oleh pelanggan tamu.
Untuk lebih rincian, mari kita diskusikan pada peran dan tanggung jawab Front Desk Agent di bawah ini:
- Mendaftarkan tamu dan memperlihatkan kamar. Mengakomodasi seruan khusus jika memungkinkan.
- Menampilkan diri yang rapi dan meyakinkan.
- Memiliki budpekerti dan melayani dengan segenap hati.
- Membantu pra-pendaftaran dan pemblokiran kamar lain untuk sementara selama reservasi.
- Benar-benar memahami dan mematuhi kebijakan dan prosedur kredit, pencairan cek, dan penanganan uang tunai yang benar. Meotode pembayaran online dan offline.
- Memahami status kamar dan pelacakan status kamar.
- Mengetahui lokasi kamar, tipe kamar yang tersedia, dan tarif kamar.
- Harus berpikiran sales (sales-minded). Menyajikan opsi dan alternatif untuk tamu dan menawarkan tunjangan dalam menciptakan pilihan.
- Menggunakan teknik penjualan sugestif untuk menjual kamar dan mempromosikan layanan hotel lainnya.
- Mengetahui lokasi dan jenis kamar yang tersedia serta kegiatan dan layanan properti.
- Mengkoordinasikan pembaruan status kamar dengan departemen house keeping dengan informasicheckout, checkout terlambat, check-in lebih awal, undangan khusus, dan kamar yang dipakai sehari-hari.
- Memiliki wawasan tentang departemen pemesanan. Menerima pemesanan di hari yang sama dan reservasi di abad mendatang kalau diperlukan. Mengetahui prosedur abolisi.
- Menjaga penyimpanan kunci kamar tamu, dan memelihara dan memantau terusan ke brankas.
- Menjaga kunci kamar (cuma untuk hotel kunci kamar manual)
- Mengetahui cara menggunakan perlengkapan yang ada di Front Desk.
- Memproses check-out tamu.
- Melakukan fungsi terkait kasir mirip memposting biaya ke akun tamu, mengembangkan pembayaran, penukaran mata uang,
- Mengikuti mekanisme penerbitan dan penutupan brankas yang digunakan oleh tamu.
- Bekerja sama dengan departemen housekeeping dalam menjaga laporan status kamar up to date, juga mengoordinasikan permintaan untuk pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan.
- Menggunakan dan mengerti adab memakai telepon yang benar.
- Melakukan peran-peran kasir seperti penyelesaian tagihan/faktur, memposting ongkos terhadap tamu, pembayaran, penukaran mata duit aneh, dll.
- Menggunakan prosedur penanganan surat, paket, dan pesan yang sempurna serta detail catatan dalam Daftar Surat kurir.
- Membereritahu tamu ihwal pesan, surat, faks, dll. yang diterima untuk mereka.
- Menginformasikan kepada tamu perihal brankas kamar dan kunci minibar serta mekanisme kunci kamar.
- Mengeluarkan tiket parkir/memvalidasi tiket parkir valet.
- Komunikasikan layanan dan kemudahan hotel terhadap tamu.
- Mendapatkan identifikasi yang tepat untuk tamu bebas pajak dan lampirkan formulir ke kartu pendaftaran.
- Mengarahkan Bell Person untuk mengantar tamu dan memuat barang bawaannya ke kamar.
- Membaca dan memberi inisial pass-on log dan papan buletin saban hari. Mengetahui aktivitas sehari-hari dan rapat yang berlangsung di hotel.
- Menghadiri rapat departemen.
- Melaporkan setiap kejadian atau permintaan yang tidak biasa terhadap manajer atau asisten manajer.
- Mengetahui semua mekanisme keamanan dan darurat, Mengetahui kebijakan pencegahan kecelakaan.
- Menjaga kebersihan dan kerapian area front desk.
- Memahami bahwa tuntutan bisnis kadang-kadang mengharuskan karyawan untuk pindah dari shift umummereka ke shift lain.
Demikianlah postingan singkat mengenai Front Office Agent berikut dengan peran dan tanggung jawabnya.
Jika diringkas, Front Office Agent ialah karyawan hotel yang berperan sebagai resepsionis. Namun memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat vital bagi kelangsungan suatu hotel. Karena, kesan pertama dan terakhir tamu berada di pundaknya.
Ada yang ingin ditanyakan lagi? mari kita berdiskusi di kolom komentar ya..
