Surat resmi ialah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi, baik itu dalam lingkungan bisnis, organisasi, maupun lembaga pemerintahan. Surat resmi lazimnya memiliki format dan struktur tertentu yang mesti dibarengi agar surat tersebut terlihat profesional dan mampu diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Berikut ini ialah cara menciptakan surat resmi yang benar:
Daftar Isi:
- 1 1. Tentukan Tujuan Surat
- 2 2. Pilih Format Surat yang Tepat
- 3 3. Gunakan Kertas dan Font yang Sesuai
- 4 4. Cantumkan Data Pengirim dan Penerima
- 5 5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas
- 6 6. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
- 7 7. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
- 8 8. Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim
- 9 9. Menggunakan Kop Surat
- 10 10. Penutup Surat
- 11 11. Teknik Lipatan Surat
- 12 12. Contoh Surat Resmi
1. Tentukan Tujuan Surat
Langkah pertama dalam menciptakan surat resmi yakni menentukan tujuan dari surat tersebut. Apakah surat tersebut dipakai untuk mengajukan permintaan, memperlihatkan gosip, atau menyampaikan pemberitahuan. Dengan mengenali tujuan surat, Anda dapat memilih isi dan bahasa yang tepat untuk digunakan dalam surat tersebut.
2. Pilih Format Surat yang Tepat
Setelah mengetahui tujuan surat, langkah berikutnya ialah memilih format surat yang sempurna. Format surat resmi umumnya berisikan bagian-bab mirip heading, salutation, body, closing, dan signature. Pastikan untuk mengikuti format yang tepat dengan kriteria surat resmi semoga surat Anda terlihat rapi dan profesional.
3. Gunakan Kertas dan Font yang Sesuai
Ketika menciptakan surat resmi, pastikan untuk memakai kertas dan font yang tepat dengan kriteria. Gunakan kertas berukuran A4 dengan warna putih atau krem, dan gunakan font dengan ukuran dan jenis yang gampang dibaca seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12.
4. Cantumkan Data Pengirim dan Penerima
Pada bab awal surat, sematkan data pengirim dan peserta surat. Data pengirim biasanya berisi nama perusahaan/organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Sedangkan data akseptor berisi nama penerima, jabatan, perusahaan/organisasi, dan alamat lengkap.
5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas
Saat menulis isi surat, tentukan untuk menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan lugas. Hindari memakai bahasa yang terlalu informal atau slang, dan pastikan untuk memberikan info dengan singkat dan terang semoga gampang diketahui oleh pihak yang dituju.
6. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
Agar surat terlihat formal dan profesional, gunakan kalimat yang singkat, padat, dan to the point. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu, dan usahakan untuk memberikan info secara eksklusif dan terperinci.
7. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Jika terdapat lampiran yang perlu ditambahkan dalam surat, pastikan untuk menyebutkan lampiran tersebut dalam isi surat dan cantumkan lampiran tersebut dalam surat. Berikan klarifikasi singkat tentang lampiran yang disertakan semoga pihak yang dituju mampu mengetahui isi lampiran tersebut.
8. Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim
Sebelum mengantarsurat resmi yang telah Anda buat, pastikan untuk mengusut kembali surat tersebut. Periksa kesalahan gramatikal, ejaan, tata bahasa, dan pastikan bahwa semua berita yang disampaikan dalam surat tersebut telah lengkap dan jelas.
9. Menggunakan Kop Surat
Supaya surat nampak formal dan kredibel, kamu perlu menciptakan kop surat. Kop surat berisi identitas perusahaan atau institusi. Letaknya biasanya di bagian atas sebelah kanan, dan dalam ukuran yang besar dibandingkan teks surat. Bagian ini biasanya berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
10. Penutup Surat
Pada bagian epilog surat resmi, umumnya diakhiri dengan kalimat penutup seperti “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.” Setelah itu, sematkan tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat di bawahnya.
11. Teknik Lipatan Surat
Setelah final menciptakan surat, langkah terakhir adalah melipat surat dengan teknik lipatan yang benar. Ada beberapa teknik lipatan surat yang umum dipakai, mirip lipatan satu (single fold), lipatan tiga (tri fold), atau lipatan empat (gate fold). Pilih teknik lipatan yang cocok dengan ukuran surat dan aplikasinya.
12. Contoh Surat Resmi
Berikut ialah teladan surat resmi yang mampu menjadi tumpuan bagi Anda:
Kop Surat
[Nama Perusahaan/Institusi]
[Alamat Perusahaan/Institusi]
[Nomor Telepon]
[Email]
Tanggal: [Tanggal Surat Dibuat]
Perihal: [Isi Perihal Surat]
Kepada Yth.,
[Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Perusahaan/Institusi Penerima Surat]
[Alamat Penerima Surat]
[Isi Surat]
[Lampiran: (jika ada)]
Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
[Nama Pengirim Surat]
Dengan mengikuti tindakan di atas, Anda mampu menciptakan surat resmi yang profesional dan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Pastikan untuk senantiasa mengamati detail dan mempertahankan kesopanan serta ketepatan dalam penggunaan bahasa. Semoga postingan ini berfaedah bagi Anda yang sedang memerlukan tutorial dalam pembuatan surat resmi.
- Bagian Bunga Yang Merupakan Sel Kelamin Jantan Adalah
- Cara Transfer Gopay Ke Gopay
- Pelestarian Sumber Daya Air
- Cara Mengatasi Sakit Punggung Sebelah Kanan Atas
- Fungsi Ekologis Dari Hutan Mangrove Adalah Sebagai
- Gambar Kartun Cara Membuat Anak
- Cara Membuat Bubur Candil
- Aplikasi Pinjaman Online Terpercaya dengan Bunga Rendah
- Cara Membatasi Penggunaan Data
- Cara Mendapatkan Kuota Gratis Tri Tanpa Pulsa