TintaTeras

Cara Menciptakan Surat Resmi

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram

Surat resmi ialah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi, baik itu dalam lingkungan bisnis, organisasi, maupun lembaga pemerintahan. Surat resmi lazimnya memiliki format dan struktur tertentu yang mesti dibarengi agar surat tersebut terlihat profesional dan mampu diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Berikut ini ialah cara menciptakan surat resmi yang benar:

1. Tentukan Tujuan Surat

Langkah pertama dalam menciptakan surat resmi yakni menentukan tujuan dari surat tersebut. Apakah surat tersebut dipakai untuk mengajukan permintaan, memperlihatkan gosip, atau menyampaikan pemberitahuan. Dengan mengenali tujuan surat, Anda dapat memilih isi dan bahasa yang tepat untuk digunakan dalam surat tersebut.

2. Pilih Format Surat yang Tepat

Setelah mengetahui tujuan surat, langkah berikutnya ialah memilih format surat yang sempurna. Format surat resmi umumnya berisikan bagian-bab mirip heading, salutation, body, closing, dan signature. Pastikan untuk mengikuti format yang tepat dengan kriteria surat resmi semoga surat Anda terlihat rapi dan profesional.

3. Gunakan Kertas dan Font yang Sesuai

Ketika menciptakan surat resmi, pastikan untuk memakai kertas dan font yang tepat dengan kriteria. Gunakan kertas berukuran A4 dengan warna putih atau krem, dan gunakan font dengan ukuran dan jenis yang gampang dibaca seperti Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12.

4. Cantumkan Data Pengirim dan Penerima

Pada bab awal surat, sematkan data pengirim dan peserta surat. Data pengirim biasanya berisi nama perusahaan/organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Sedangkan data akseptor berisi nama penerima, jabatan, perusahaan/organisasi, dan alamat lengkap.

5. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Jelas

Saat menulis isi surat, tentukan untuk menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan lugas. Hindari memakai bahasa yang terlalu informal atau slang, dan pastikan untuk memberikan info dengan singkat dan terang semoga gampang diketahui oleh pihak yang dituju.

6. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat

Agar surat terlihat formal dan profesional, gunakan kalimat yang singkat, padat, dan to the point. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu, dan usahakan untuk memberikan info secara eksklusif dan terperinci.

7. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan

Jika terdapat lampiran yang perlu ditambahkan dalam surat, pastikan untuk menyebutkan lampiran tersebut dalam isi surat dan cantumkan lampiran tersebut dalam surat. Berikan klarifikasi singkat tentang lampiran yang disertakan semoga pihak yang dituju mampu mengetahui isi lampiran tersebut.

8. Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim

Sebelum mengantarsurat resmi yang telah Anda buat, pastikan untuk mengusut kembali surat tersebut. Periksa kesalahan gramatikal, ejaan, tata bahasa, dan pastikan bahwa semua berita yang disampaikan dalam surat tersebut telah lengkap dan jelas.

9. Menggunakan Kop Surat

Supaya surat nampak formal dan kredibel, kamu perlu menciptakan kop surat. Kop surat berisi identitas perusahaan atau institusi. Letaknya biasanya di bagian atas sebelah kanan, dan dalam ukuran yang besar dibandingkan teks surat. Bagian ini biasanya berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

10. Penutup Surat

Pada bagian epilog surat resmi, umumnya diakhiri dengan kalimat penutup seperti “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.” Setelah itu, sematkan tanda tangan dan nama lengkap pengirim surat di bawahnya.

11. Teknik Lipatan Surat

Setelah final menciptakan surat, langkah terakhir adalah melipat surat dengan teknik lipatan yang benar. Ada beberapa teknik lipatan surat yang umum dipakai, mirip lipatan satu (single fold), lipatan tiga (tri fold), atau lipatan empat (gate fold). Pilih teknik lipatan yang cocok dengan ukuran surat dan aplikasinya.

12. Contoh Surat Resmi

Berikut ialah teladan surat resmi yang mampu menjadi tumpuan bagi Anda:

Kop Surat

[Nama Perusahaan/Institusi]
[Alamat Perusahaan/Institusi]
[Nomor Telepon]
[Email]

Tanggal: [Tanggal Surat Dibuat]

Perihal: [Isi Perihal Surat]

Kepada Yth.,

[Nama Penerima Surat]
[Jabatan Penerima Surat]
[Perusahaan/Institusi Penerima Surat]
[Alamat Penerima Surat]

[Isi Surat]
[Lampiran: (jika ada)]

Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

[Nama Pengirim Surat]

Dengan mengikuti tindakan di atas, Anda mampu menciptakan surat resmi yang profesional dan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju. Pastikan untuk senantiasa mengamati detail dan mempertahankan kesopanan serta ketepatan dalam penggunaan bahasa. Semoga postingan ini berfaedah bagi Anda yang sedang memerlukan tutorial dalam pembuatan surat resmi.

Artikel Menarik Lainnya:

3 Cara Reprint Edc Bca Transaksi Gres Dan Lama

3 Cara Reprint Edc Bca Transaksi Gres Dan Lama

March 13, 2024
3 min 23 sec read
Bidan Terdekat Di Lokasi Saya Mampu Usg Buka 24 Jam

Bidan Terdekat Di Lokasi Saya Mampu Usg Buka 24 Jam

March 29, 2024
5 min 6 sec read
0878 Nomor Apa? Kartu Apa, Ini Penjelasannya

0878 Nomor Apa? Kartu Apa, Ini Penjelasannya

March 15, 2024
3 min 33 sec read
Cara Menciptakan Tongseng Kambing

Cara Menciptakan Tongseng Kambing

July 7, 2024
15 sec read
Sistem Sholat Istisqo

Sistem Sholat Istisqo

August 15, 2024
1 min 35 sec read