Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan dalam lingkup institusi atau perusahaan. Surat dinas biasanya dipakai untuk menyampaikan isu, arahan, atau keputusan terhadap pihak-pihak terkait. Oleh alasannya itu, penting bagi kita untuk mengenali cara membuat surat dinas yang bagus dan benar. Berikut ini adalah langkah-langkah dan tips untuk membuat surat dinas yang efektif:
Daftar Isi:
1. Tentukan Tujuan Surat
Langkah pertama dalam membuat surat dinas adalah memilih tujuan dari surat tersebut. Apakah surat tersebut berisi informasi, kode, ajakan, atau keputusan tertentu? Dengan mengetahui tujuan surat, Anda mampu memilih isi dan bahasa yang tepat untuk disampaikan.
2. Tentukan Penerima Surat
Selanjutnya, pastikan pihak atau departemen yang hendak menjadi penerima surat dinas tersebut. Pastikan untuk mencantumkan dengan jelas nama dan jabatan peserta surat semoga surat mampu sampai ke tangan yang sempurna dan mendapatkan respons yang diharapkan.
3. Gunakan Format Surat yang Sesuai
Setiap institusi atau perusahaan umumnya mempunyai format surat dinas yang telah diputuskan. Pastikan untuk menggunakan format tersebut biar surat dinas terlihat lebih profesional dan sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
4. Cantumkan Informasi yang Lengkap
Surat dinas harus mencantumkan info yang lengkap mirip tanggal pengerjaan surat, nomor surat, wacana, dan isi surat yang jelas dan mudah diketahui. Pastikan juga untuk mencantumkan nama dan jabatan penulis surat biar surat mempunyai kejelasan dan keabsahan.
5. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tegas
Bahasa yang dipakai dalam surat dinas harus jelas, tegas, dan formal. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau tidak jelas biar pesan yang disampaikan mampu diketahui dengan baik oleh pihak yang bersangkutan.
6. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan
Jika surat dinas membutuhkan lampiran mirip data, laporan, atau dokumen penunjang yang lain, pastikan untuk mencantumkan lampiran tersebut dan menjelaskan dengan terperinci dalam isi surat. Hal ini akan memudahkan akseptor surat dalam mengerti isu yang disampaikan.
7. Periksa Ulang Surat Sebelum Dikirim
Sebelum mengirimkan surat dinas, tentukan untuk melakukan pengecekan ulang terhadap isi surat, ejaan, tata bahasa, dan kelengkapan informasi lainnya. Hal ini bertujuan untuk menyingkir dari kesalahan dan menentukan surat dinas yang dikirimkan sudah sesuai dengan yang diinginkan.
8. Tandatangani Surat
Sebagai epilog, jangan lupa untuk menandatangani surat dinas tersebut sebagai tanda bahwa surat tersebut benar-benar berasal dari forum atau perusahaan yang bersangkutan. Tandatangan juga memperlihatkan bahwa surat tersebut sah dan memiliki kekuatan aturan yang berlaku.
Conclusion
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda mampu menciptakan surat dinas yang bagus, benar, dan efektif. Surat dinas yang dibentuk dengan baik akan memudahkan komunikasi dan pembuatan keputusan dalam institusi atau perusahaan. Jangan lupa untuk senantiasa mengamati rincian dan kesesuaian dalam setiap surat dinas yang Anda buat.
