Apa Itu Order Taker? Fungsi, Tugas, Dan Acuan Percakapan Dalam Bahasa Indonesia

Saat berada di hotel ada bab tertentu dari departemen housekeeping yang harus selalu standby. Dialah order taker, yang tugasnya mungkin tampaksederhana, ialah mengangkat telepon dan menyimak dengan seksama kemudian menjawab dengan ramah.

Selanjutnya yaitu mencatat dalam sebuah buku dan sibuk melakukan panggilan telepon.

Namun, tidak banyak yang tahu kalau ada banyak tugas dan butuh ketelitian dengan tanggung jawab besar dalam pekerjaannya.

Pengertian Order Taker

Order taker ialah seseorang yang tugasnya melayani segala jenis undangan tamu lewat sambungan telepon. Pekerjaan ini mewajibkan senantiasa siap di meja kerja untuk menerima telepon.

Kemudian melayani usul tamu misalnya saja memperbesar hand towel, extra bed, cap shower dan lain sebagainya. Agar tidak ada yang terlupa, petugas akan mencatat dan menyampaikan pada divisi yang berwenang untuk menindaklanjuti seruan tamu.

Jika lambat dalam penyampaiannya akan menerima ganjalan dari tamu dan servis dianggap kurang maksimal. Tentunya imbas dari kekecewaan tamu mengakibatkan rating buruk di hotel atau penginapan tempat bekerjanya.

Tanggung jawab profesi ini sangat berat dan berhubungan langsung dengan banyak sekali departemen. Baik supervisor, bab dapur atau lainnya untuk menyampaikan aneka macam cita-cita tamu.

Baca juga: Chef de Partie: Pengertian, Tugas Tanggung Jawab, dan Gaji

Fungsi dan Syarat Menjadi Order Taker

Petugas memiliki fungsi penting dalam setiap pekerjaannya. Selain fungsi ada syarat tertentu untuk menjadi karyawan khusus di bidang ini.

Fungsi

Adapun fungsi dari pekerjaan ini adalah sebagai berikut:

• Melayani tamu yang ingin mendapatkan tambahan akomodasi.
• Melayani tamu kalau terjadi kerusakan pada ruangan, kamar atau tempat yang disewa.
• Pada lazimnya mempunyai kantor atau ruangan tersendiri yang tertutup supaya tidak terganggu dikala menerima telepon ketika melayani tamu.

Setelah menerima telepon, petugas akan segera menelepon pihak terkait yang bertanggung jawab. Misalnya saja menginginkan pelengkap masakan untuk dua porsi pada kamar tertentu, maka akan dilanjutkan ke bab dapur.

Apabila ada keperluan yang lain, tamu mampu menelepon eksklusif petugas dan melanjutkan ke staff housekeeping lain agar pelayanan lebih singkat. Apabila terjadi kerusakan atau seruan lain tidak terlambat dan tamu kerasan serta nyaman.

Syarat

Fungsi pekerja memang sangat penting sehingga syarat menjadi order taker memang tidak gampang. Selain pandai melakukan manajemen dan menghandle orang, wajib berkomunikasi dengan baik.

Syarat lainnya antara lain:

• Memiliki kesanggupan dalam komunikasi dengan baik, elok dan sopan.
• Mampu mengoperasikan komputer dan telepon dengan baik.
• Menguasai product knowledge dengan baik untuk menunjukkan info terbaik bagi para konsumen.
• Pandai dalam menghandle manajemen.
• Diutamakan bisa berbahasa asing terutama Inggris dan yang lainnya.
• Memiliki sifat bertanggung jawab.
• Berkarakter ramah dan ceria sehingga menyamankan hadirin atau pelanggan dikala berkomunikasi.
• Sopan dalam menghadapi berbagai macam abjad orang.

Syarat menjadi petugas departemen housekeeping tersebut tidak gampang karena berkomunikasi dengan tamu atau pelanggan sesuai undangan.

7 Tugas Order Taker

Setiap pekerjaan memiliki job desk masing-masing tergantung dari jenis pekerjaannya. Adapun peran pekerja tersebut bisa cek berikut ini, adalah selaku berikut:

1. Memahami Pekerjaan dari Shift Sebelumnya

Hal utama dikala pekerja mengawali rutinitasnya dengan mengetahui pekerjaan yang belum tercukupi dari shift sebelumnya. Biasa pula disebut hand over pekerjaan dengan shift sebelumnya atau supervisor terkait.

Adanya pemahaman ini supaya tidak terjadi tumpang tindih atau malah tidak melaksanakan cita-cita tamu.

2. Mencatat Permintaan Tamu

Tugas order taker di hotel ialah mencatat usul tamu atau komplain dalam log book. Pencatatan ini untuk melihat apa saja keperluan tamu dan evaluasi biar tamu kian kerasan dan puas atas layanannya.

3. Follow Up

Setelah mendapatkan aneka macam seruan atau komplain menindaklanjuti ke departemen terkait. Follow up ini harus segera dijalankan supaya undangan tamu secepatnya selesai dan beres.

4. Pengelolaan Administrasi

Tugas keempat yaitu arif mengorganisir administrasi dengan baik sehingga apapun seruan tamu dituntaskan. Meskipun mungkin ada over request pada dikala tertentu. Selain itu cerdik menciptakan log inventory linen dan cleaning supplies system sesuai kriteria SOP.

5. Handle Kehilangan dan Temuan Barang

Kadang, ada peristiwa tamu kehilangan barang atau malah menemukan barang. Salah satu tugas pekerja adalah menghandle dan menawarkan isu terkait sehingga mampu secepatnya ditindaklanjuti.

6. Mencatat Pengeluaran Ekstra Tamu

Beberapa tamu bisa saja membutuhkan kemudahan lain dan pelengkap khusus. Tugas order taker yakni mencatat semua item tersebut untuk laporan dan tentunya bekerjasama dengan departemen keuangan.

7. Memberi Informasi Status Kamar

Tugas berikutnya ialah menunjukkan berita terhadap roomboy akan status kamar para tamu. Status kamar menjadi penting apakah sudah kosong atau masih ada yang menginap.

Selain peran penting pada 7 poin tersebut masih ada lagi adalah menjalankan peran yang diberikan oleh atasan housekeeping.

Semua tugas menjadi tanggung jawab besar dan memerlukan ketelitian dan komunikasi yang bagus.

Contoh Percakapan Order Taker dalam Bahasa Indonesia

Sebagai pekerja yang harus siap mendapatkan dan mengangkat telepon dari para konsumen dan tamu, komunikasi menjadi hal utama. Tamu akan kerasan kalau karyawan memiliki skill komunikasi yang bagus dan sopan.

Berikut yaitu salah satu contoh dari order taker dalam berkomunikasi melayani tamu.

A (petugas)     : Selamat sore, dengan saya Ayu, apakah ada yang bisa aku bantu, Pak?

B (Tamu)         : Oke, selamat sore Mbak, bisakah aku meminta suplemen bantal?

A         : Oh, pastinya mampu, Pak. Bisa informasikan nomor kamar dan nama bapak?

B         : Saya Adi, kamar aku di J9.

A         : Ada embel-embel lainnya, Pak?

B         : Hemm, kalau tambah selimut?

A         : Baik, boleh Pak, untuk bantal berapa, selimut berapa jumlahnya, ya?

B         : Untuk bantal satu saja dan selimut juga satu.

A         : Baik Pak Adi, aku ulangi pesanan Anda. Pesanan atas nama Pak Adi, request 1 buah bantal dan 1 selimut, diantar ke kamar nomor J9.

B         : Ya.

A         : Mohon ditunggu, Pak. Akan kami antarkan secepatnya.

B         : Oke, terimakasih.

B         : Sama-sama.

Kalimat percakapan di atas salah satu acuan dalam komunikasi petugas dengan pengunjung atau tamu. Selain sopan, tata bahasanya mesti jelas dan tepat biar tidak ada salah pandangan pesanan.

Meskipun tampaknya sederhana, jangan hingga keliru dalam memberikan harapan tamu ke departemen lain yang terkait. Jika keliru, tamu bisa saja murka atau merasa pelayanan tidak sesuai harapan.

Kesimpulan

Setiap pekerjaan memiliki tanggung jawab masing-masing dengan beban tugas berlawanan. Melihat uraian di atas, ternyata job desk dengan tanggung jawab besar.

Order taker yang elok akan bertanggung jawab sarat pada setiap keputusan dan memaksimalkan komunikasi terbaik dengan konsumen.

Dengan demikian konsumen atau tamu puas dan kerasan. Jadi bagaimana, sekarang Anda telah tahu bukan detail perihal pembahasan di atas? Semoga penjelasannya menolong dan bermanfaat ya!