Banquet Yakni: Pengertian Dan Struktur Organisasinya [Banquet Service]

Banquet yakni salah satu bagian dari team F & B khususnya food & beverage service. Tim banquet adalah orang-orang yang secara general bertugas menghandle event-event MICE (meeting, incentive, convention, exibition) yang ada di hotel ataupun restaurant. 

Keberadaan tim banquet justru sungguh penting dalam suatu hotel jikalau hotel tersebut memang mempunyai market yang besar untuk MICE activity selain leisure.

Lalu apa saja tugas dari banquet ini? Mari kita ulas lebih detail dan terperinci di postingan berikut ini.

Apa itu Banquet / Pengertian Banquet

Banquet yakni sebuah kata yang  berasal dari bahasa Perancis yang artinya “Panjang”.

Kabarnya, jaman dulu bangsa Perancis sering mengadakan acara berkumpul sambil makan yummy pada meja panjang diantara kelompoknya masing-masing.

Menurut kamus pariwisata dan perhotelan banquet yakni suatu resepsi langsung yang diselenggarakan di ruangan khusus, dengan menyediakan kuliner eksklusif dan kemudahan lainnya. 

Pendapat lain juga menyampaikan banquet merupakan outlet Food and Beverage Departement yang bertugas untuk menangani semua jenis acara.

Baik acara pesta maupun jamuan yang diadakan oleh satu panitia maupun pihak lain yang membuat pemesanan ke hotel.

Jadi secara lazim, mampu ditarik kesimpulan banquet adalah pelayanan suatu acara yang telah direncanakan dan dibooking sebelumnya oleh pihak tertentu.

Meliputi jamuan makan, minum, dan lengkap dengan ruangan.

Beserta segala kelengkapan peralatan yang diharapkan dalam waktu tertentu.

Baca juga: Perkembangan Dunia Perhotelan di Indonesia, Menarik dan Inspiratif

Sejarah Banquet

Keberadaan banquet timbul alasannya adalah dilatarbelakangi oleh kodrat manusia yang saling berafiliasi dan berinteraksi pada zaman dulu utamanya orang-orang Perancis dalam hal ini keluarga maupun kerabat kaisar. 

Mereka kadang kala mengadakan acara berkumpul sambil makan enak diantara kelompoknya masing-masing. Mereka lazimnya memanggil para kekerabatan untuk  berkumpul bahu-membahu dengan makanan yang tersedia.

Banquet sendiri merupakan fasilitas yang tidak jauh berbeda dengan kedai makanan baik dari segi   perlengkapan, peralatan serta tata saji yang dihidangkan. 

Satu hal yang membedakan yakni, banquet tidak menyediakan menu secara permanen mirip di kedai makanan.

Melainkan diselenggarakan sehabis adanya janji. Yaitu antara pihak pemesan yang mau menyelenggarakan acara dengan pihak hotel lengkap dengan banyak sekali bentuk  jaminannya.

Struktur Organisasi Tim Banquet

Tentunya dalam sebuah tim, selalu ada struktur organisasi untuk membuat lebih mudah komunikasi dan pembagian tugas yang jelas. Berikut struktur organisasi banquet secara general :

Banquet Manager 

• Bertanggung jawab atas banquet section yang ia pimpin
• Melakukan pengawasan dan Mengkoordinir semua staff yang berada di bawahnya serta memperlihatkan training secara berkala agar pelayanan dibanquet tetap maksimal
• Tetap menjaga relasi baik dengan departement lain mirip dengan F & B Manager,Public Relation Manager, Sales Manager, Restaurant manager, Chief Engineering, Sous Chef, F&B Manager, Chief Security dan Executive Housekeeper
• Memastikan kesiapan tugas dan seluruh staff. Dalam hal ini Banquet Manager harus memperhatikan dan menyimak input tamu serta menuntaskan persoalan yang harus dipecahkan.
• Mengawasi operasional banquet sampai tamat.

Secretary

• Membantu Banquet manager dalam menengani hal-hal yang bersifat administratif
• Membuat laporan-laporan yang masuk, baik dari hasil rapat maupun laporan yang berasal dari pihak luar, termasuk pengaduan-pengaduan dan rekomendasi-saran dari tamu yang ada.
• Selain itu secretary juga bertugas selaku mediator sebelum bertemu dengan Banquet Manager, terutama yang menggunakan telepon

 Banquet Supervisor:

• Memantau dan mengkoordinasi segala kegiatan, mulai dari mempersiapkan kebutuhan program hingga pelayanan terhadap tamu.
• Bekerja sama dengan tim kitchen, kafe, ataupun bab- bagian lain untukterciptanya situasi kerja yang baik.
• Menghandle  segala ganjalan dari tamu atau permintaan yang diharapkan tamu, juga memeriksa segala perlengkapan yang ada
• Membantu Banquet Manager jika mengalami kesulitan.
• Bertanggung jawab pribadi kepada Banquet Manager  atas segala aktivitas yang ada di Banquet serta memantau cara kerja semua bawahannya selama event masih  berlangsung.

 Banquet Captain

• Membuat schedule ditambah dengan pembagian tugas sesuai jabatan masing-masing.
• Menggambarkan konsep ruangan, pengaturan meja, bangku, meja buffet, mini garden, juga menertibkan hiasan.
• Mengontrol semua antisipasi sebelum event dimulai.
• Welcoming tamu yang mau tiba sebelum menyerahkan lebih lanjut kepada waiter .
• Membuat daily report
• Melaporkan hasil acara kepada supervisior dan banquet manager perihal hasil kerja selama event

Banquet Waiter 

• Melaksanakan tugas yang sudah diinstruksikan oleh banquet captain.
• Bertanggung jawab kepada area yang merupakan bab tugasnya, mirip kebersihan dan kerapian.
• Mengecek  semua kelengkapan peralatan yang diperlukan untuk keperluan event nantinya, mulai dari table cloth, napkin, perlengkapan makan dan minum serta bab-bab lain-lain.
• Mengatur ruangan kembali dengan tepat setelah tamu meninggalkan ruangan.

Urutan Kegiatan Banquet

Sebelum kegiatan banquet ini diadakan, lazimnya ada beberapa tahapan yang biasanya dilakukan antara pihak hotel dengan pihak yang ingin mengadakan banquet event. Bagaimana mekanismenya? Ini dia penjelasannya .

Sebelum Event

Pada saat proses dealing suatu event, pihak  Sales banquet akan menawarkan banyak sekali produk pelayanan dengan berbagai fasilitas disertai rincian biayanya. Pihak konsumen akan menentukan produk yang ditawarkan oleh pihak Banquet sesuai dengan keinginanya.

Dalam proses ini kedua belah pihak akan saling melaksanakan pendekatan, yang mana pihak diwakili oleh Banquet sales dan representative atau Banquet manager.

Sedangkan pelanggan diwakili oleh tuan rumah atau panitia pelaksana. 

Hal ini dijalankan untuk mencapai komitmen yang nantinya technical meeting sebelum acara berlangsung yang melibatkan berbagai pihak terkait baik dari pihak hotel sendiri maupun dari pihak  konsumen.

Setelah proses tersebut selesai dan kedua belah pihak sudah deal, selanjutnya yaitu menandatangani surat kontrakyang  berisi hak dan kewajiban masing-masing pihak.

Saat Event Berlangsung

Tahap inilah yang  merupakan saat yang dinantikan oleh tamu atas dasar akad yang sudah dibuat bareng . Biasanya dalam pelaksaan ketika hari H, akan senantiasa ada perubahan-perubahan mendadaky ang muncul dari pihak konsumen.

Jika perubahan tersebut sifatnya tidak terlampau krusial mungkin tidak menjadi persoalan, akan namun kalau tejadi sebaliknya maka akan menjadi masalah yang mengganggu

Karena itu pentingnya surat kontrakdiawal sebagai dasar kesepakatan bisa dijadikan pemikiran dalam setiap penyelesaian problem yang mungkin terjadi. 

Banquet service dikala event berjalan adalah sebagai berikut:

• Preperation (persiapan menjelang pelaksanaa)
• Service (pada ketika acara berjalan)
• Clear up (begitu acara akhir segera dibersihkan dan dirapikan kembali seperti semula)

Setelah Event Selesai

Setelah acara akhir, hal-hal yang berhubungan dengan pembayaran sudah mesti di finalisasi saat proses ini.

Selain itu juga disini juga ialah ketika yang tepat bagi Banquet untuk mendapatkan segala keluhan dan masukan dari pihak tamu atau pelanggan untuk perbaikan dan kenaikan service kedepannya.

Kamu telah mengenali secara detail Banquet yakni salah satu team yang ada di suatu hotel. Yang umumnya khusus memberikan service dikala ada usul dan order dari konsumen.

Baca Juga :

• Pengertian Buffet dan Jenis-Jenisnya
• Jenis Menu Yang Ada Di Restaurant
• Pengertian Napkin dan Cara Membuatnya