Purchasing adalah salah satu bagian dari departement Finance dan Accounting yang ada di setiap perusahaan termasuk bisnis perhotelan.
Sebuah company dalam melaksanakan usaha dan bisnisnya pasti akan memerlukan pihak ketiga dalam hal ini supplier untuk kelangsungan usahanya.
Nah inilah peran dari seorang purchasing team yang paling krusial, menjadi representatif dari pihak hotel untuk membangun relasi dengan pihak ketiga dalam hal pengadaan barang atau amenities di hotel.
Daftar Isi:
Pengertian Purchasing
Purchasing ialah kata yang berasal dari bahasa Inggris. Kata ini kerap dipakai dalam Industri-industri luar negeri. Bila diterjemahkan eksklusif, Purchasing dalam bahasa Indonesia bermakna pembelian.
Jadi, purchasing yaitu kegiatan yang berhubungan dengan pembelian atau pengadaan barang di sebuah company atau perusahaan.
Di hotel sendiri, purchasing masuk ke dalam departement Finance dan Accounting dalam struktur organisasinya.
Purchasing di hotel bertugas dalam mencari supplier-supplier yang mendukung operational kerja hotel setiap harinya.
Baca juga: Bocoran Gaji Kerja di Hotel Terbaru, Lengkap Semua Posisi
Tak hanya itu, diharapkan nantinya supplier tersebut mampu melakukan pekerjaan sama untuk menyuplai kebutuhan logistik untuk setiap departement yang ada di hotel.
Sebelum melaksanakan pembelian, purchasing staff mesti telah menerima Purchase Request atau Market List dari department – department lainnya sudah ditandatangani oleh manajer masing-masing department yang bersangkutan dan di check oleh Cost Control.
Setelah Purchase Request atau Market List tiba, purchasing mesti memilih yang mana mesti di order dan yang mana tidak, di karenakan biar tidak ada pemborosan pembelian atau Double Order. Purchase Order akan dicetak jikalau barang sudah diantarkan dan diterima oleh pihak Receiving.
Vendor akan mengirimkan barang pesanan itu pada pihak hotel dan barang itu diterima eksklusif Receiving di bawah naungan Purchasing Deparment selaku bukti kalau barang itu telah diterima oleh pihak hotel.
Setelah receiving menerima, maka segera di posting untuk diserahkan ke Purchasing Department. Receiving memberi semua invoice dari beberapa vendor selaku bukti pesan barang yang di order.
Skill Menjadi Seorang Purchasing
Untuk mengerjakan tugas selaku seorang purchasing, ada beberapa skill yang wajib kamu miliki mirip :
1. Komunikasi
Tidak hanya purchasing, tampaknya semua profesi wajib mempunyai skill komunikasi yang elok. Staf purchasing mesti mengatakan dengan departemen-departemen lain dalam perusahaan entah itu internal departement ataupun eksternal.
Tidak hanya itu saja, bab purchasing mesti juga mengetahui kebutuhan semua departemen, dan mempertahankan kekerabatan baik dengan supplier dan vendor. Maka ketrampilan dalam mengatakan penting untuk staf purchasing.
2. Negosiasi
Karena purchasing yaitu bekerjasama dengan pembelian otomatis kemampuan bernegosiasi harus dikuasai. Saat menerima penawaran dari supplier dan vendor, tentu saja angka-angka yang ada dalam list tersebut harus direview dan dicari juga perbandingan denga supplier lain.
Di momen seperti inilah skill negosisasi dari staff purchasing sungguh dibutuhkan. Mampu menekan ongkos dari sisi pembelian barang pasti akan menolong perusahaan dari sisi costing bukan?
3. Networking yang Luas
Kita tahu bareng dihotel sendiri ada beberapa divisi didalamnya. Tentunya setiap divisi mempunyai keperluan akan barang – barang yang berlawanan. Misalnya, departemen food and beverage akan lebih sering memerlukan materi-materi masakan dan minuman.
Back office mirip sales dan marketing akan lebih sering membutuhkan alat-alat tulis. Sebagai seorang purchasing staff kau harus punya banyak kenalan supplier dan vendor untuk menyanggupi semua kebutuhan divisi yang ada.
4. Document Filling
Skill manajemen ini wajib dimiliki oleh purchasing staff karena akan banyak sekali dokumen-dokumen penting yang mesti diarsipkan. Filling dan manajemen yang tidak rapi tentu akan mempengaruhi produktvitas pekerjaan dari team purchasing ini.
Contoh Jobdesk Purchasing Manager Hotel
Berikut ini yakni acuan jobdesk purchasing manager di hotel :
- Bertanggung jawab atas pembelian dan pembelian ulang atas persediaan, makanan dan minuman serta undangan secara lazim untuk hotel
- Menemukan vendor atau supplier yang sempurna dan paling irit, serta tepat waktu
- Mengumpulkan data untuk system seruan pembelian yang paling effisien, meyakinkan total pembelian dan waktu pengiriman barang
- Bertanggung jawab kepada system pelaksanaan penerimaan dan penyimpanan barang sesuai dengan standard mangemen yang berlaku
- Mengumpulkan penawaran untuk semua barang yang ada di persediaan maupun tidak seperti yang diminta, setelah menyeleksi penyedia (minimal tiga pemasok untuk perbandingan)
- Mengkoordinasikan dan menyelesaikan semua undangan pembelian, mendapatkan harga dan syarat-syarat pembelian, menyerahkannya kepada financial controller atau accounting manager dan general manager untuk persetujuan
- Mendistribusikan surat perintah pembelian barang, menelepon pemasok dan diberikan surat perintah pembelian, dengan tanggal pengiriman yang akan dibicarakan lebih rinci dan setujui
- Mengarsip semua surat perintah pembelian barang dan korespondensi yang lain
- Menjawab dan memberikan dokumen penunjang kepada bab accounting yang sehubungan dengan surat tagihan, pembelian dan persoalan lainnya secara biasa
- Menetapkan harga berdasarkan penawaran, catalog, daftar harga penjualan, ajakan pelelangan etc
- Mengembangkan dan mengimplementasikan anggaran pembelian tahunan
- Mendukung dalam mencapai GOP yang dikehendaki melalui pembatasan ongkos yang telah ditetapkan oleh administrasi
- Memformulasikan dan mengarahkan penerapan kebijakan dan taktik pembelian
- Bertanggung jawab secara sistematis atas penggunaan formulir yang berafiliasi dengan pembelian yaitu: Purchase Request, Purchase Order, Store Requisition, Bin Card dll dalam pelaksanaannya sesuai dengan standard peraturan dan prosedur sesuai dengan yang sudah ditetapkan.
Contoh Jobdesk Purchasing Staff Hotel
- Membantu Purchasing Manager dalam peran-tugas pembelian dan pembelian ulang atas persediaan, masakan dan minuman dan ajakan secara umum untuk hotel
- Membantu dalam menghimpun data untuk system seruan pembelian yang paling effisien, meyakinkan total pembelian dan waktu pengantaran barang.
- Membantu dalam mengumpulkan penawaran untuk semua barang yang ada di persediaan maupun tidak mirip yang diminta, sehabis memilih penyuplai (sekurang-kurangnyatiga pemasok untuk perbandingan)
- Menjalankan aktivitas sehari-hari yang bekerjasama dengan tugas-peran administrasi / kesekretariatan seperti : pengetikan, pengarsipan, melengkapi formulir dan meminta tanda tangan autorisasi dari manajemen.
- Membatu Manager Pembelian untuk mengarsip semua surat perintah pembelian barang dan korespondensi yang lain menurut perintah dari Manager Pembelian
- Menjaga kebersihan lokasi kantor dan seluruh area hotel sesuai dengan standard kebersihan dan kesehatan.
- Berhubungan dengan pemasok dan menentukan agar tetap menjadi nama baik hotel dalam setiap tindakan
Berapa Gaji Purchasing Manager Hotel?
Mungkin inilah yang sering ditanyakan oleh banyak orang. Berapa sih rata-rata honor seorang Purchasing Manager di suatu perusahaan?
Berdasarkan indeed.com honor pokok seorang purchasing manager adalah sekitar Rp 6 jutaan untuk kawasan Jakarta dan sekitarnya. Sementara di Surabaya mulai dari Rp 5 jutaan.
Tentu saja angka di atas bukan angka pasti, kembali lagi ke aturan perusahaan, pengalaman kerja dan kesanggupan negosiasi honor dikala proses interview. Makara gimana siap berkarir di purchasing?
