Kehadirannya telah tidak gila lagi adalah seorang akseptor tamu, seorang receptionist biasanya banyak ditemui di hotel, cafe atau restoran dan juga kantor perusahaan. Resepsionis yaitu orang yang bertugas untuk menyambut tamu di pintu depan atau lobby ketika tamu masuk.
Mereka juga mesti mempertahankan kesan yang bagus, selalu tersenyum, dan ramah kepada tamu yang berkunjung.
Dengan hati-hati menanyakan keperluan para hadirin, membantu setiap kebutuhan yang dicari serta berikut beberapa hal berhubungan dengan resepsionis selaku berikut.
Daftar Isi:
Apa itu Resepsionis?
Banyak yang berpendapat bahwa pekerjaan sebagai resepsionis yakni menyambut tamu saja, bantu-membantu disamping itu tugas resepsionis sangatlah penting.
Bekerja menjadi seorang resepsionis tidak semudah yang dibayangkan, pekerjaannya tidak hanya itu dan sangat krusial.
Resepsionis diambil dari bahasa Inggris yang berarti receptionist.
Yang artinya akseptor tamu atau resepsionis.
Biasanya seorang akseptor tamu ditempatkan di lobi, meja kantor bagian depan dan ruang ruang tunggu suatu gedung. Dalam beberapa bidang pekerjaan, posisi ini lebih diketahui dengan istilah front desk agent.
Resepsionis Hotel
Di hotel pemahaman resepsionis yaitu salah satu section yang bertempat di Front Office department.
Tugasnya ialah menangani tamu atau pengunjung yang check in, check out, pindah kamar dan menolong dalam menyampaikan informasi akomodasi hotel.
Seorang resepsionis harus bersikap ramah alasannya adalah berinteraksi eksklusif dengan hadirin, jika seorang receptionist ramah, menyapa hadirin dan melayani tamu dengan baik maka para pengunjung akan merasa tenteram.
Sebagaimana kita tahu, industri hospitality memang identik dengan pelayanan dan keramah tamahan.
Tugas Resepsionis di Berbagai Instansi
Ada beberapa tugas seorang resepsionis yang mesti diamati.
Meski secara awam, peran utama bagian front office memberikan info serta menjawab panggilan yang masuk untuk lalu diarahkan ke panggilan yang tepat.
Namun ada beberapa peran dan wewenang seorang resepsionis yang wajib dietahui :
- Memberikan isu terhadap hadirin, mencatat semua data para tamu yang keluar maupun yang mau masuk.
- Menerima panggilan yang masuk kemudian menghubungkan terhadap pihak yang dituju.
- Menghubungkan telepon terhadap nomor yang dituju atas permintan beberapa pihak.
- Mendata dan melaporkan semua acara secara periodik.
- Menerima dan menyambut tamu dengan sikap yang bagus, ramah dan profesional dalam bertugas.
- Mencatat setiap nomor panggilan yang masuk dan keluar dalam log book.
Fungsi dan Tujuan Resepsionis
Sebagai salah satu jembatan antara administrasi perusahaan dan juga para tamu, maka seorang resepsionis harus memberikan berita yang tepat dan kawasan mengenai perusahaan tersebut.
Pentingnya keberadaan seorang resepsionis tidak lepas dari tugas pentingnya di dunia kerja. Ada beberapa fungsi dan tujuan seorang resepsionis selaku berikut:
1. Menjadi Diploma
Receptionist diibaratkan selaku diplomat dalam suatu kantor dimana mampu menuntut bernegosiasi dengan tamu.
Sebagai seorang resepsionis harus mengenali serta paham kepada prosedur dalam menerima dan memberikan pesan.
Pesan tersebut dapat disampaikan melalui tulisan maupun ekspresi dengan cara yang baik dan mudah diketahui serta dengan bahasa yang bagus dan perilaku sopan.
Seorang resepsionis juga harus paham terhadap tamu, alasannya adalah tamu tentu mempunyai tujuan yang berlawanan-beda.
Tugas dan fungsi berikutnya dari resepsionis adalah memberikan keputusan dan juga tindakan mirip seorang diploma dengan mengikuti prosedur hotel atau kantor.
2. Sebagai Sumber Informasi
Seorang tamu akan menuju front office desk sebelum masuk dan sering menanyakan beberapa berita pada seorang petugas penerima tamu.
Contohnya menanyakan keberadaan seseorang, fasilitas, nomor kamar, pemesanan, dan masih banyak lagi.
Oleh alasannya itu receptionist harus menjadi seseorang yang mampu menjadi sumber isu yang valid, dengan begitu tamu akan merasa senang.
Sehingga akan tercipta hubungan yang baik diantara para hadirin dan pihak hotel atau perusahaan.
3. Record Keeper
Tugas dan fungsi berikutnya dari resepsionis adalah selaku record keeper, ada beberapa tamu yang tiba untuk menitipkan pesan kepada seseorang.
Seorang penerima tamu juga mesti paham kepada mekanisme dalam mendapatkan dan menyampaikan pesan terhadap pihak terkait.
Agar sesuai dengan patokan operasional prosedur atau SOP resepsionis juga mesti mampu berbahasa dengan baik melalui verbal maupun goresan pena.
Sehingga untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan pantauan eksklusif dari kepala manager.
4. Sebagai Sales
Seorang resepsionis juga bertugas menjadi sales, dimana setiap ada tamu yang tiba resepsionis akan merekomendasikan jasa serta meyakinkan customer yang hari itu berkunjung.
Ada banyak hal yang dapat dijual di hotel contohnya saja kamar hotel, jasa penginapan dan produk lain di hotel.
Biasanya di hotel diketahui dengan teknik Up Selling.
Syarat Menjadi Resepsionis
Semakin banyak yang tertarikmenjadi seorang resepsionis atau melakukan pekerjaan di penginapan.
Itu alasannya gaji seorang receptionist cukup bermacam-macam dan lumayan mulai dari 2jt sampai 5jt.
Bagi kamu yang kepincutuntuk menjadi seorang akseptor tamu, berikut syarat-syaratnya :
1. Keterampilan Pribadi
Keterampilan yang pertama yaitu keterampilan eksklusif, dimana keahlian yang satu ini dimaksudkan setiap resepsionis bisa menertibkan pekerjaan dan menangani tamu serta mengorganisir setiap tamu yang tiba.
2. Keterampilan Teknis
Keterampilan teknis resepsionis bisa dikatakan senagai kemampuan dalam memakai alat-alat penunjang.
Seperti kemampuan dalam menggunakan komputer dan mengolah data.
Kemampuan ini tidak semuanya berhubungan dengan komputer, ada beberapa alat penunjang lainya yang harus dikuasi.
Selain itu dapat memakai telepon dan menghubungkan kepada pihak yang bersangkutan. Serta mengenali ilmu ihwal struktur organisasi dan juga denah dari perusahaan.
3. Komunikatif
Kemampuan komunikasi merupakan modal bagi seorang resepsionis alasannya bekerja dan bertemu pribadi dengan tamu. Selain itu resepsionis adalah daerah mencari info dan gosip harus mampu tersampaikan terhadap tamu dengan baik dan mudah dimengerti.
Pengetahuan yang Harus Dimiliki Resepsionis
Tentu untuk mengambil pekerjaan harus mempunyai bekal ilmu, wawasan yang dimiliki seorang resepsionis mencakup hal-hal berikut ini.
1. Pengetahuan Khusus
Resepsionis bekerja dengan ketelitian dan menjadi hal yang sangat penting alasannya adalah bekerjasama dengan mengurusi tamu.
Aspek-aspek yang harus diperhatikan dikala melayani tamu bukan hanya menguasai bahasa yang santun saja tetapi mampu mengakses aneka macam platform.
2. Pengetahuan Umum
Menjadi seorang resepsionis mesti menguasai kesanggupan lazim, khususnya dalam mendapatkan tamu dari banyak sekali budaya dan suku bahkan perbedaan negara.
Sehingga sangat perlu mempelajari kultur dari budaya-budaya di luaran.
Bila sudah menguasai hal tersebut maka bisa menjadi senjata ampuh melakukan pekerjaan menjadi seorang resepsionis, utamanya bisa berbahasa abnormal maka dapat menunjang karir yang lebih baik.
3. Perilaku dan Kepribadian
Menjaga biar meja dan alat-alat tersusun dengan rapi sehingga lezat untuk dipandang, tamu akan merasa pramusaji yang diberikan oleh resepsionis baik, higienis serta rapi menjadi bentuk ketaatan aturan seorang resepsionis dalam dunia kerja.
Menjadi seorang resepsionis mesti memiliki kepribadian yang gigih, pandai, baik, sopan serta sedang membantu sesama.
Perilaku yang bagus akan menciptakan jalanya kerja juga makin baik, bila perilaku kurang baik maka kerja juga akan kurang optimal.
Menjadi seorang resepsionis adalah dambaan beberapa orang, selain gajinya yang lumayan menjadi seorang resepsionis juga dapat menambah ilmu yang baru.
Apapun pekerjaanya jikalau dijalankan secara benar-benar akan memperoleh hasil yang bagus.
