Room Division dan departemen yang ada di hotel – Kalau kau bermalam dan beristirahat di hotel atau cuma sekedar berkunjung ke sebuah hotel karena menghadiri sebuah program, niscaya kau menyaksikan beberapa dari pegawai hotel yang bertugas di bab depan lobby hotel.
Merekalah yang disebut dengan Front Office Team, orang-orang yang menyambut tamu dan memberi informasi details tentang hotel tersebut .
Bekerja selaku front ofice di suatu hotel ternama bahkan hotel bintang lima pun menjadi impian dan keinginan beberapa orang.
Apalagi kini banyak sekolah-sekolah yang telah mempersiapkan kurikulum khusus jurusan perhotelan.
Tulisan sebelumnya kita telah secara general membahas departement apa saja yang ada di hotel. Front office masuk ke dalam Room Division Departement dimana ada Housekeeping juga yang menjadi pasangannya disini.
Yuk, kita diskusikan !
Baca Juga: Managemen Perhotelan dan Pembagian Divisinya
Daftar Isi:
1. Departemen Front Office
Front Office atau biasanya diketahui dengan sebutan Resepsionis yakni pegawai di hotel yang mempunyai peran untuk menyapa tamu, melayani dan menunjukkan informasi kepada para hadirin hotel atau konsumen dari pihak yang berkepentingan di hotel tersebut.
Front Office inilah yang menjadi jembatan informasi antara pihak manajemen dari perusahaan dengan tamu yang tiba ke hotel tersebut.
Pada biasanya, front office di bagi lagi menjadi 7 bab seperti berikut :
a. Bellboy / Greeter
Garis paling depan dari FO team yakni bellboy atau greeter. Merekalah yang mau menuntun tamu ke reception untuk melaksanakan proses check in.
Selain itu mengeluarkan barang-baran yang dibawa tamu dari mobil dan mengawaltamu ke kamar juga bab dari pekerjaan seorang bellboy.
b. Front Desk Attendant / Receptionis
Seorang Front desk agent bertugas melayani proses check in dan check out tamu serta menerima pembayaran adalah tugas utama dari seorang resepsionis.
Selain itu juga mereka akan menjadi sentra info dari suatu hotel. Menjadi sosok yang ramah dan berjiwa melayani yaitu skill penting yang harus dimiliki seorang resepsionis.
c. Bell Driver
Urusan antar jemput tamu bagian jobdes seorang bell driver, makanya menjadi seorang wajib bell driver wajib punya SIM A dan mampu nyetir tentu saja.
d. Guest Relation Officer ( GRO )
Hampir sama dengan resepsionis, seorang GRO juga bertanggung jawab atas kepuasan tamu bedanya GRO secara spesifik melayani tamu yang sedikit berlawanan mirip VIP, repeater,dan tamu yang memerlukan perhatian khusus lainnya.
e. Operator
Semua telepon yang masuk ke hotel akan di filter oleh seorang operator dan diteruskan ke departement yang dituju. Bukan hanya yang berkaitan dengan pemesanan.
f. Night Audit
Transaksi sepanjang hari di hotel akan diperiksa dan di verifikasi oleh team night audit hotel sebelum melaksanakan closing di hari itu.
Dari sinilah gosip berbentukdaily revenue, occupancy, ARR akan didapatkan untuk digunakan sales departement untuk seni manajemen mereka berikutnya
Apa itu ARR, Occupancy dan sejenisnya akan kita bahas ditulisan terpisah.
2. Departemen Housekeeping
Housekeeping yakni salah satu dari bab departemen yang ada di suatu hotel yang mempunyai tugas menjaga, merawat dan membersihkan serta juga memelihara tiap kamar yang ada di hotel.
Termasuk membersihkan area di luar hotel yang masih termasuk dalam area public suatu hotel.
Tujuannya supaya para tamu yang tiba tetap merasa nyaman ketika berada di dalam area hotel tersebut.
Khusus untuk housekeeping sendiri ada terbagi menjadi beberapa bidang atau section, diantaranya yakni :
a. Room Section
Bagian ini yaitu yang bertanggung jawab segala sesuatu yang berkaitan dengan kamar tamu. Mulai dari kebersihan, kelengkapan amenities dan lain-lain.
Kaprikornus jikalau kau bermalam di suatu hotel dan kamarnya masih berdebu, kau mampu kontak tim ini.
B. Public Area Section
Public area tim mempunyai peran dan tanggung jawab dalam mempertahankan area kebersihan, kerapian, dan keindahan semua hotel area.
Baik itu indoor ataupun outdoor mirip lobby, restaurant, restroom dan lain-lain.
c. Laundry & Linen Section
Selain menyediakan jasa laundry untuk para tamu, Linen-linen hotel yang kotor dan perlu di bersihkan akan di lakukan oleh tim laundy section.
Satu lagi, menyiapkan seragam higienis karyawan juga bab dari pekerjaan mereka.
d. Gardener & Florist
Sesuai namanya mereka ini bertugas untuk merawat tumbuhan-tumbuhan yang ada di hotel untuk menambah keindahan hotel tersebut.
Sementara florist sendiri bertanggung jawab untuk penyediaan dan merangkai kembang-kembang segar untuk dekorasi hotel.
e. Public Area Section
Bertugas membantu seksi lain dalam mempertahankan kebersihan ruang publik.
f. Recreation and Swimming Pool Section
Bertugas mempertahankan kebersihan air bak renang dan area wisata tamu hotel
3. Food and Beverage Department
Mungkin kau bisa menebak fungsi dari departemen ini dari namanya saja.
Food and beverage departemen mempunyai peran untuk menanggulangi segala problem yang berhubungan dengan penyediaan, pembuatan sampai pelayanan kuliner dan minuman bagi tamu yang menginap.
Singkatnya, tim food and beverage ialah tim yang mengolah masakan dan minumanmu dikala sedang bermalam di hotel.
Tim food and beverage terbagi lagi menjadi dua bagian, yaitu:
a. Food and Beverage Product
Bagian yang pertama bertanggung jawab atas pembuatan makanan mentah sampai menjadi kuliner matang. Tidak cuma mengurus kuliner, bagian ini juga bertugas meracik dan meramu minuman untuk tamu yang memesan.
Umumnya bab food and beverage production bekerja di belakang layar, sehingga jarang tampakoleh tamu.
b. Food and Beverage Service
Berbeda dengan food and beverage production, food and beverage service senantiasa bekerja di depan layar, karena peran khususnya yakni menerima pesanan tamu, memberikan pesanan ke dapur dan mengantarkan masakan ke meja tamu.
3. Personali a/HRD Department
Departemen ini sering disebut sebagai personalia atau HRD (human resource department). Departemen personalia bertanggung jawab atas rekruitmen karyawan baru, mulai dari mendapatkan, menyaring dan menempatkan karyawan/trainee yang gres masuk.
Selain itu, tim HRD juga memiliki tugas untuk membantu menyelesaikan duduk perkara yang dihadapi oleh para karyawan hotel.
4. Engineering Department
Departemen yang ada di hotel selanjutnya ialah engineering department. Departemen ini bertugas melakukan perbaikan alat-alat dan mesin yang ada di hotel bila terjadi kerusakan. Selain itu, tim engineering juga bertugas merawat dan menganalisa alat-alat dan mesin di hotel.
Pengecekan dilaksanakan untuk menyingkir dari terjadinya dilema pada benda permesinan yang mampu mensugesti operasional hotel.
5. Marketing Department
Hotel juga memiliki tim marketing atau sales yang berfungsi selaku agen penjualan hotel.
Tim marketing merupakan tim yang sangat kuat pada jalan atau tidaknya suatu hotel. Mereka mesti memutuskan bahwa tamu yang tiba setiap tahunnya terus bertambah.
Akan ada sasaran bulanan yang mesti diraih oleh tim marketing. Terkadang sasaran yang ingin dicapai tidak kecil dan harus membutuhkan banyak sekali sistem pemasaran untuk menyanggupi sasaran.
Tidak heran jikalau tim marketing sering melaksanakan perjalanan ke luar kota dan mancanegara sebagai bab dari peningkatan pemasaran.
6. Accounting department
Departemen ini memiliki tugas dan tanggung jawab atas persoalan manajemen hotel. Tim accounting ialah tim yang memantau dan mengendalikan pengeluaran dan pemasukan keuangan yang ditemukan hotel.
Mereka juga memiliki catatan transaksi dan keuangan yang nantinya dijadikan laporan bulanan yang berisi hotel revenue.
Tidak hanya itu, tim accounting mesti mendapatkan cara untuk menekan pengeluaran berdasarkan skala prioritas, serta menjaga cash flow.
7. Purchasing Department
Purchasing departemen yakni departemen yang menentukan bahwa stok barang yang diperlukan hotel senantiasa tersedia dan tidak kosong.
Tim purchasing bertanggung jawab atas pembelian barang yang dibutuhkan dan melaporkan catatan pembelian kepada tim accounting.
Tim purchasing juga bertanggung jawab atas mutu dari barang yang dibeli. Mereka mesti memutuskan barang, terutama masakan dibeli dalam keadaan baik.
8. IT Department
Departemen selanjutnya yakni IT department. Sebenarnya departemen ini masih satu bagian dari tim accounting, namun ada juga yang menjadi departemen terpisah.
Departemen ini bertugas atas segala hal yang berhubungan dengan sistem dan info.
Mulai dari membuat situs resmi hotel, menyelenggarakan maintenance pada situs resmi hotel, dan pada beberapa hotel juga menciptakan aplikasi khusus. Pada dasarnya, tim IT turut mempertahankan dan memperlancar operasional hotel.
9. Security Department
Departemen terakhir ialah security department. Departemen ini mempunyai peran utama untuk memutuskan dan menjaga keselamatan tamu yang bermalam dan area hotel selama 24 jam penuh.
Tugasnya mencakup mempertahankan pintu masuk, memantau ruang operasi kamera pengawas, melakukan patroli dan lain-lain. Dari kesembilan departemen yang ada di hotel di atas,
kira-kira departemen apa yang paling sesuai dengan minat dan kepribadian kamu?
