Apa Itu Pemesanan? Pengertian, Dan Klasifikasinya

Reservasi ialah kegiatan yang dilaksanakan oleh tamu dalam rangka memesan sebuah kamar atau kemudahan disebuah properti.

Bagian reservasi kamar selaku bab yang memiliki peranan yang cukup penting, ini alasannya tinggi rendahnya tingkat residensial kamar sangatlah ditentukan oleh kesanggupan segi pemesanan dalam mengatasi reservasi kamar di hotel. 

Seorang petugas pemesanan harus mempunyai kesanggupan tentang beberapa dasar reservasi, produk dan layanan yang dipasarkan, bagaimana menjualnya atau tehnik jual, dan pemakaian tehnologi komunikasi.

Arti Reservasi Adalah

Reservasi yaitu sebuah kata yang berawal dari bahasa Inggris adalah to reserve yang berarti menyiapkan atau menyediakan kawasan ketika sebelum kita menikmati apa yang yang kita pesan atau sedang kita butuhkan. 

Pemesanan kamar (room reservation) untuk hotel yaitu sebuah pemesanan kamar yang dikerjakan sementara waktu sebelumnya, yang didapat banyak sekali sumber dengan banyak sekali langkah reservasi untuk memutuskan kalau tamu menerima kamar pada waktu check in.

Dengan data pemesanan inilah lazimnya pihak hotel bisa mengenali identitas tamu yang mau tiba dan umumnya digunakan juga untuk mengetahui kira-kira tingkat hunian kamar dalam masa tertentu.

Baca juga: Perbedaan antara Reservasi dan Booking, Jangan Sampai Keliru

Klasifikasi Reservasi

Berdasarkan klasifikasinya, pemesanan dibedakan atas 3 pembagian adalah :

1. Reservasi Perseorangan (Individu Reservation)

Individu reservasi adalah pemesanan kamar untuk seorang kandidat tamu, pasangan, atau sebuah keluarga.

Reservasi ini lazimnya dikerjakan sendiri oleh kandidat tamu atau oleh agen. Harga yang diberi yakni harga lazimatau harga paket.

2. Reservasi Kelompok/Tur (Grup/Tur Reservation)

Grup/Tur reservasi yakni reservasi kamar yang umumnya dibentuk oleh distributor atau biro perjalanan untuk beberapa konsumennya.

Pesanan dibuar untuk tamu yang tiba berombongan. Sering harga yang diberi ialah harga cuilan harga alasannya jumlah kamar yang dipesan cukup banyak. 

3. Reservasi Pertemuan (Konferensi Reservation).

Konferensi reservasi yaitu reservasi kamar untuk sebuah golongan yang akan melakukan meeting atau pertemuan di hotel.

Reservasi ini lazimnya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau satu perkumpulan. Harga yang diberi untuk reservasi pertemuan yaitu harga komersial.

Jenis-Jenis Reservasi

1. Online Reservation

Perkembangan tehnologi kini ini mengakibatkan sistem pemesanan mengalami perubahan kearah sistem pemesanan online.

Reservasi online mampu dijangkau oleh semua orang dan dimana saja mereka ada yang mempunyai koneksi internet.

Hanya dengan terhubung web mampu lakukan reservasi kamar di hotel. Ini lebih membantu hotel dalam memasarkan produk dan memasarkan kamarnya.

2. Offline Reservation

Sistem reservasi yang memakai pengiriman reservasi eksklusif ke hotel dengan media pemesanan mirip telephone, fax, e-mail, dan walk in.

Sumber- Sumber Reservasi

Sumber pemesanan yaitu darimana pemesanan itu berasal. Biasanya sumber reservasi busa dikategorikan selaku berikut :

Company (perusahaan)

Perusahaan merupakan salah satu sumber reservasi kamar/ reservasi  adalah perusahaan swasta, perusahaan abnormal, perusahaan campuran (joint venture) serta perusahaan Negara.

Reservasi lewat jalur ini biasanya memiliki langganan tetap di tiap kawasan tujuan rekreasi, bahkan mempunyai harga tertentu sesuai janji permulaan.

Travel Agent

Travel Agent selaku satu tubuh usaha yang beroperasi di sektor layanan jasa. Mereka memberi servis berupa berita ke beberapa kandidat wisatawan yang mau melakukan perjalanan piknik.

Travel Agent memiliki peran penting sebagai mitra sebuah hotel dalam usaha mengoptimalkan tingkat hunian kamar. 

Tidak cuma pemberian info, travel agent juga membantu dalam soal reservasi kamar hotel. Pemesanan kamar lewat travel agent dikelompokkan jadi dua ialah :

• FIT (Free Independent Traveller) atau orang yang melaksanakan perjalanan secara individu, tidak bareng kelompok.
• GIT (Grup Inclusive Tour) atau beberapa orang yang melangsungkan perjalanan pada suatu group. Umumnya dalam GIT sudah termaksud paket perjalanan.

Dari jenisnya pun travel agent dibagi lagi menjadi online dan offline travel agent.

Government (Pemerintahan)

Pemerintahan merupakan sumber pendatang tamu yang cukup banyak menawarkan bantuan, alasannya adalah dari pemerintah seringkali melakukan perjalanan dinas dan mempunyai sumber yang terlalu banyak mirip BUMN, departemen-departemen dan pemda.

Perseorangan

Perseorangan ialah sumber pemesanan kamar yang memiliki sifat bebas, siapa pun bisa melakukan reservasi. Pemesanan kamar ini mampu dikerjakan dengan bermacam cara dimulai dari telephone, e-mail, fax, dan lain-lain. Pemesanan kamar jenis ini membantu hotel dalam kenaikan revenue alasannya adalah harga yang lebih mahal daripada harga (contract rate) ke travel agent lain.

Booking Engine ( Website )

Website ialah salah satu sumber booking yang dikala ini sedang isu terkini. Para kandidat tamu bisa langsung melakukan pemesanan di situs web dengan sumbangan booking engine untuk lebih menggampangkan proses reservasi tersebut. Biasanya harga relatif lebih murah alasannya adalah harga net dari hotel.

Kategori Reservasi

Selain sumber, dari segi kategori reservasi juga dibedakan dalam 4 klasifikasi seperti berikut :

Confirmed Reservation

Confirmed pemesanan ialah reservasi kamar yang telah disepakati oleh pihak hotel dengan bukti berupa confirmation letter yang dikirim ke tamu yang bersangkutan. Confirmation letter ini harus dibawa oleh tamu di saat cek in selaku bukti untuk menerima kamar.

Guaranteed Reservation

Guaranteed reservasi ialah reservasi kamar yang telah ditanggung oleh tamu yang berkaitan, penghapusan berlaku sampai cek in time, kalau tamu tidak tiba dan tidak memberi kabar, alasannya itu terhadap yang bersangkutan dikenai no-show charge sepanjang satu malam.

Advanced Payment Reservation

Advance payment reservation yakni reservasi kamar yang dikerjakan beberapa ketika awalnya, yang mana tamu sudah bayar uang paras (advance deposit).

Waiting List Reservation

Waiting list reservation yakni reservasi kamar yang mana hotel tidak menjamin tamu menerima kamar di ketika cek in. Bobot reservasi kamar ini terendah antara kalangan pemesanan kamar lainnya, sampai tidak ada permintaan memperoleh kamar walaupun tamu sudah ada di receptionist.

Tanggung Jawab Harian Staff Reservasi

• Harus mengenali dan mempunyai beberapa data akurat perihal waktu kehadiran dan keberangkatan tamu, keadaan kamar, dan sarana-fasilitasnya. Kelengkapan beberapa data itu akan memperlancar aktivitas servis pemesanan kamar, hingga memberi ketentraman untuk tamu.

• Harus memberi beberapa data akurat mengenai jumlah kamar yang kosong dan kamar yang berisi, ini untuk menyingkir dari ada over booking. Over booking adalah reservasi kamar yang melalui jumlah kamar yang ada.

• Petugas reservasi harus mengetahui kamar yang ada di hari itu dan data yang akurat berkenaan status kamar hingga dapat segera memberi tanggapan ke kandidat tamu.

• Mengenali dan mengetahui type kamar dan harga setiap kamar. Ini digunakan selaku dasar dalam mempromosikan berbagai macam kamar ke calon tamu.

• Menyiapkan formulir-formulir yang diperlukan dalam servis pemesanan kamar

Contoh Jobdesk Reservasi

• Membaca ‘log book’
• Log book adalah buku catatan yang berisi beberapa hal dan beberapa dilema yang membutuhkan tindak lanjut dari petugas shift sebelumnya ke petugas shift selanjutnya Catatan ini selaku catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang yang lain. Buku itu berisi tentang catatan tamu berpindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, dan penyiapan yang masih belum usai yang memerlukan tindak lanjut.
• Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang telah terjual (hour in) atau kamar yang ada untuk dijual dan yang sudah dipesan (room available).
• Menyiapkan peralatan kerja, yakni formulir pemesanan (reservation form) dan slip yang lain.
• Menerima reservasi kamar baik melalui telephone, e-mail, telex, atau channel pemasaran lain
• Mengisi formulir pemesanan 
• Membuat slip pemesanan 
• Mengupdate tabel reservasi (reservation chart).
• Menyiapkan segala hal sesuai pesanan tamu, diantaranya antar jemput tamu, tipe kamar, dan fasilitas yang lain.

Baca Juga: Tips Up Selling di Hotel Buat Anak FO