Dalam sistem manajemen perhotelan, ada profesi Bookkeeper yang menjadi bagian dari departemen Accounting hotel. Secara umum, tugas Bookkeeper di hotel hampir seperti dengan Accounting karena masih berkaitan dengan kegiatan pembukuan. Hanya saja sifatnya lebih administratif dan tidak bermasalah eksklusif dengan pembukuan keuangan hotel.
Bookkeeper hotel bertanggung jawab pada catatan usaha yang dilaksanakan hotel, termasuk sebagian pencatatan acara penjualan. Namun, sebagian besar pekerjaannya memang berkutat pada bookkeeping atau pembukuan keuangan yang sifatnya klerikal. Makara, tidak heran bila seorang Bookkeeper sering menghabiskan waktu melakukan pekerjaan di depan komputer.
Nah, untuk memperjelas pengertian lebih lanjut, artikel kali ini akan membahas wacana peran, tanggung jawab, dan syarat menjadi Bookkeeper di hotel.
Daftar Isi:
Pengertian Bookkeeper Hotel
Bookkeeper Hotel ialah seseorang yang bertanggung jawab untuk mencatat aktivitas transaksi keuangan hotel, mulai dari pemasukan, pengeluaran, pembelian, pemasaran, sampai faktir dan pembayaran. Dengan kata lain, bookkeeper merupakan pemegang pembukuan yang hendak menolong pekerjaan akuntan.
Pembukuan yang dilaksanakan Bookkeeper akan dimanfaatkan sebagai isu keuangan yang akurat dan terkini kepada pihak manajemen untuk membantu membuat keputusan. Namun, ada kalanya seorang Bookkeeper akan dilibatkan dalam pembuatan seni manajemen keuangan atau operasional hotel.
Kaprikornus, dapat disimpulkan jikalau Bookkeeper hotel adalah pegawai administrasi hotel yang mempersiapkan fondasi dasar untuk akuntan dalam menganalisis dan mempersiapkan pembukuan keuangan hotel.
Perbedaan Bookkeeper dan Akuntan
Tugas Bookkeeper yang berkaitan dengan keuangan sering kali disalahartikan dengan posisi selaku akuntan.
Meski sama-sama menggunakan data keuangan, tetapi ada perbedaan Bookkeeper dan Akuntan yang cukup krusial.
Bookkeeper bertugas untuk mencatat pembukuan keuangan, sedangkan akuntan lebih pada membuat pembukuan keuangan rutin dan melaksanakan pemeriksaan pajak dikala tutup buku.
Dalam hal hasil pekerjaan, catatan pembukuan dari Bookkeeper akan dipakai oleh akuntan untuk membuat pembukuan keuangan. Sedangkan catatan akuntan akan dijadikan rujuka pihak manajerial untuk mengambil keputusan yang penting.
Perbedaan tadi juga menawarkan jangkauan kerja, dimana pembukuan Bookkeeper tidak akan bisa mengungkap posisi keuangan perusahaan, sedangkan akuntan mampu memperlihatkan kondisi keuangan secara menyeluruh.
Tugas dan Tanggung Jawab Bookkeeper
Seperti yang telah sempat disinggung sebelumnya, Bookkeeper hotel memegang pembukuan dan menjadi sentra isu keuangan. Dalam praktikknya, Bookkeeper juga melakukan pembayaran tagihan, melaksanakan sistem penggajian, menagih hutang, dan menyerahkan semua formulir pemerintah serta pembayaran pajak.
Bookkeeper juga bertanggung jawab dalam pencatatan seluruh transaksi keuangan di buku besar dengan memakai pembukuan double-entry. Bahkan ada beberapa laporan keuangan utama yang harus disiapkan Bookkeeper, di antaranya laporan laba rugi, laporan arus kas, neraca, dan laporan laba ditahan atau pernyataan pergeseran ekuitas.
Namun, detail tugas dan tanggung jawab Bookkeeper hotel bahwasanya terbagi menjadi dua, yakni peran inti dan peran pemanis.
Tugas Inti Bookkeeper
Tugas inti dari seorang Bookkeeper yaitu mengentri data untuk mencatat transaksi keuangan dan menyeimbangkan pembukuan.
Selain itu, tugas untuk rekonsiliasi bank juga dikerjakan Bookkeeper untuk menilik tumpuan silang buku dan memastikan keakuratan laporan bank atau dokumen lain.
Bahkan selaku pemegang pembukuan, Bookkeeper juga bertugas untuk meringkas posisi keuangan dalam pembukuan keuangan demi mempertahankan kestabilan keuangan hotel.
Tugas Tambahan Bookkeeper
Selain tugas inti yang disebutkan di atas, Bookkeeper juga melakukan peran perhiasan, ialah selaku berikut:
1. Mengelola Akun Utang
Tidak menutup kemungkinan jikalau hotel memiliki utang untuk menjaga operasional semoga bisa dikontrol dengan baik. Jika hal ini terjadi, maka telah menjadi tugas seorang Bookkeeper untuk menentukan akurasi faktur dan pembayaran utang tepat waktu.
2. Menghitung Gaji Karyawan
Sebagai bagian dari departemen Accounting, Bookkeeper juga diberikan peran internal yang berhubungan dengan honor karyawan. Gaji yang masuk daftar arus keluar kas menciptakan Bookkeeper juga bertanggung jawab untuk mengkalkulasikan gaji karyawan lengkap dengan pecahan-penggalan di dalamnya.
3. Kontrol Piutang dan Kredit
Jika bisnis perhotelan menerapkan sistem kredit yang menciptakan hotel memiliki piutang, maka telah menjadi tugas Bookkeeper hotel untuk menentukan kelancaran pengelolaannya. Dalam hal ini, Bookkeeper bertugas untuk menciptakan, mengirim, dan menindaklanjuti faktur agar dibayar tepat waktu.
Syarat Bookkeeper Hotel
Untuk menempati posisi selaku Bookkeeper di hotel, perlu ada kualifikasi tertentu yang wajib dipenuhi sebagai persyaratan yang lazimnya dibentuk oleh pihak manajemen. Berikut ini beberapa syarat Bookkeeper hotel yang harus dipenuhi.
1. Harus Memiliki Kualifikasi Pendidikan dan Sertifikat
Syarat umum Bookkeeper hotel yang pertama berkaitan dengan kualifikasi pendidikan, adalah lulusan akuntansi, baik itu akuntansi keuangan, administrasi, anggaran, atau biaya.
Setidaknya ada gelar Associate di bidang akuntansi atau manajemen bisnis dengan ijazah dari sekolah tinggi tinggi ata sekolah tinggi akuntansi.
Hal ini menjadi penting karena pendidikan ialah menjadi bekal untuk pemahaman dasar atas prinsip akuntansi terkait wawasan wacana pembukuan.
Selain itu, penting juga untuk memenuhi kriteria berbentukkepemilikan akta atau pelatiahan dan kemampuan dalam laporan keuangan.
Banyaknya sertifikat atau training yang diikuti menjadi indikasi kesanggupan atau kemungkinan skill yang dimiliki calon Bookkeeper hotel.
2. Memiliki Keterampilan yang Dibutuhkan Sebagai Pemegang Pembukuan
Selain latar belakang pendidikan dan sertifikasi yang dimiliki, keterempilan dakam memegang pembukuan juga menjadi syarat Bookkeeper hotel yang harus dipenuhi.
Beberapa hal fundamental mirip rekonsiliasi rekening bank, proses penggajian, penanganan utang piutang, dan pelacakan gosip keuangan menjadi kemampuan wajib.
Di samping itu, keahlian yang dijadika syarat juga harus didukung oleh pengertian peran pencatatan keuangan yang rincian dan akurat.
Seorang Bookkeepper juga diharapkan terlatih dengan perangkat lunak akuntansi untuk membuat lebih mudah tugas dalam menyiapkan, meninjau, dan mengerti laporan keuangan.
3. Berpengalaman di Bidang yang Sama
Syarat sebagai Bookkeeper juga mencakup pengalaman kerja di bidang yang sama alasannya akan mempermudah dalam melakukan tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
Seorang Bookkeeper berpengalaman akan sudah biasa dengan lingkungan kerja yang dihadapi, tergolong mengoperasikan perangkat lunak pembukuan.
Meski tidak menutup kemungkinan seorang fresh graduate menepati posisi ini, namun faktor pengalaman kerja akan menjadi nilai tambah.
4. Mampu Membangun Interaksi dan Komunikasi yang Baik
Bookkeeper ialah bab dari tim administrasi dari departemen Accounting hingga tidak menutup kemungkinan akan terlibat interaksi dengan banyak pihak.
Oleh karena itu, tolok ukur Bookkeeper juga kerap menyantumkan kesanggupan dalam membangun interaksi dan komunikasi yang bagus.
Keahlian komunikasi tersebut juga meliputi komunikasi lisan maupun goresan pena. Di antaranya, kesanggupan dalam berdiskusi dengan pihak terkait seperti General Cashier hingga akuntan.
Selain itu, kecepatan dalam merespons email atau pesan terkait delegasi peran juga menambah nilai plus seorang Bookkeeper.
5. Memiliki Referensi Terpercaya
Bookkeeper hotel mempunyai kanal terhadap laporan keuangan di hotel sampai penting untuk memiliki tumpuan terpercaya sebagai syarat penting.
Mereka harus mampu menangani persoalan intern dalam bisnis perhotelan berhubungan dengan sistem laporan keuangan yang sifatnya privasi dan belakang layar.
Bukan hanya laporan keuangan, kerahasiaan dalam kontrakkerja dengan pengacara sebagai persiapan langkah hukum bila terjadi kebocoran info keuangan.
Makara, penting untuk menyaring kandidat Bookkeeper berdasar mutu, akuntabilitas, akhlak, dan janji menjadi orang terpercaya selaku pemegang pembukuan.
Itulah tadi pembahasan perihal tugas, tanggung jawab, dan syarat menjadi Bookkeeper di hotel yang penting untuk dimengerti.
Melalui info tadi, kamu yang kepincut untuk melakukan pekerjaan selaku Bookkeeper akan memiliki antisipasi yang detail dan bisa mengerjakan tugas Bookkeeper di hotel dengan baik.
