Dalam struktur administrasi perhotelan, tanggung jawab atas seluruh masalah pembelanjaan dan pembelian barang atau amenities di hotel menjadi peran Purchasing Manager hotel. Dalam pelaksanaannya, seorang Purchasing Manager dari tim pembelian yang masih menjadi bab dari Departemen Accounting & Finance ini akan dibantu oleh staff Purchasing.
Bukan sekadar membeli barang untuk operasional hotel, Purchasing Manager juga memegang kendali semenjak pengajuan planning pembelian, nego dengan pihak supplier, pencatatan order, sampai menentukan pesanan barang diterima dengan baik oleh setiap divisi.
Dalam postingan berikut ini, pembahasan lengkap perihal apa saja peran Purchasing Manager hotel akan dijabarkan dengan lebih mendetail.
Daftar Isi:
Pengertian Purchasing Manager Hotel
Secara harafiah, purchasing diartikan selaku acara pembelian barang untuk kelangsungan operasional perusahaan, tergolong dalam bisnis perhotelan. Jadi, Purchasing Manager hotel ialah seorang manager atau kepala bab dari Departemen Pembelian yang bertanggung jawab atas semua persoalan pembelian amenities untuk keperluan operasional hotel sejak penyusunan rencana sampai penerimaan barang.
Dalam melakukan tugasnya, penting bagi seorang Purchasing Manager hotel untuk memiliki kemampuan dalam melaksanakan riset pasar dan kesanggupan analisis penawaran demi menyanggupi kebutuhan pembelian materi baku, perundingan kontrak dengan pihak ketiga, penilaian vendor, serta menciptakan laporan terkait order barang.
Tugas Purchasing Manager Hotel
Terkait tugas Purchasing Manager Hotel bantu-membantu tidak jauh berlawanan dengan tanggung jawab keseluruhan tim dari Departemen Pembelian. Bedanya, status manager yang diemban menambah peran dan tanggung jawab dalam hal penyusunan rencana, pengawasan, penilaian, dan laporan secara menyeluruh atas semua acara pembelian barang.
Berikut ini beberapa peran dan tanggung jawab Purchasing Manager hotel yang sungguh penting dalam menunjang kelancaran operasional hotel terkait ketersediaan kebutuhan barang.
- Mengawasi seluruh arus pembelian barang, baik bahan baku maupun jasa supaya operasional hotel berjalan dengan tanpa kendala.
- Membuat rencana pembelian barang yang terang sesuai kebutuhan tiap divisi di hotel.
- Membuat formulasi dan arah penerapan kebijakan serta seni manajemen pembelian.
- Membuat pengajuan untuk pembiayaan pembelian barang kepada bab keuangan
- Mencari vendor atau supplier yang memiliki penawaran terbaik dengan riset lewat beberapa pembanding.
- Melakukan negosiasi demi menerima harga terbaik sesuai anggaran pembelian yang telah dibuat.
- Memastikan setiap barang yang dipesan oleh masing-masing divisi sudah diterima sesuai dalam kondisi yang baik.
- Memastikan laporan pencatatan purchasing order sudah sesuai dengan SOP yang berlaku dan bertanggung jawab sarat pada semua berkas pembelian.
- Bertanggung jawab atas penerimaan dan penyimpanan barang pasca order.
- Berkoordinasi dengan bagian Accounting terkait surat pembelian, tagihan dan permasalahan lainnya yang berafiliasi dengan keuangan.
Skill yang Wajib Dimiliki Purchasing Manager Hotel
Demi menyanggupi peran dan menjalankan perannya sebagai Purchasing Manager hotel, penting untuk menentukan jika pemegang jabatan tersebut mempunyai kesanggupan sesuai job desc-nya. Berikut ini beberapa skill yang wajib dimiliki Purchasing Manager hotel.
1. Komunikasi
Skill utama yang wajib dimiliki Purchasing Manager hotel yakni kemampuan dalam hal komunikasi karena ada interaksi yang harus dilakukan demi kelancaran operasional hotel, baik secara internal maupun eksternal.
Secara internal, skill berkomunikasi yang baik akan membantu tugas dari Purchasing Manager hotel saat berinteraksi dengan divisi atau departemen lain dalam hotel. Hal ini terutama berkaitan dengan pengadaan barang sejak penyusunan rencana sampai pembuatan laporan pembelian.
Sedangkan secara eksternal, Purchasing Manager hotel menjadi perwakilan hotel untuk melaksanakan proses pembelian dan berafiliasi pribadi dengan vendor atau supplier barang. Dengan memiliki kesanggupan komunikasi yang baik, hubungan dengan pihak ketiga akan tersadar dan membuat lebih mudah proses perundingan.
2. Networking
Saat skill komunikasi telah dimiliki, hal ini akan mempermudah Purchasing Manager hotel dalam membangun networking. Kemampuan menjalin korelasi sebanyak-banyaknya ini akan memudahkan dalam mencari supplier atau vendor ketika memerlukan pembelian barang atau jasa demi operasional hotel yang tanpa gangguan.
Terlebih keperluan setiap divisi tidak selalu sama sampai penting untuk mengenal relasi dari aneka macam bidang dan mendapatkan penawaran terbaik atas supply kebutuhan hotel. Di sinilah tugas skill networking menjadi sangat penting karena hotel membutuhkan pihak ketiga yang akan diajak melakukan pekerjaan sama untuk memenuhi kebutuhan operasional harian.
3. Negosiasi
Sebagai bab yang bertanggung jawab penuh pelaksanaa pembelian barang untuk keperluan di hotel, kemampuan negosiasi menjadi skill wajib bagi Purchasing Manager hotel. Kemampuan untuk bernegosiasi dilakukan saat menghadapi supplier atau vendor dalam upaya lobi penawaran terbaik bagi hotel.
Penawaran ini berhubungan dengan harga dari supplier atau vendor mana yang sesuai dengan budget dan kebutuhan tanpa mengabaikan kualitas barang. Proses perundingan juga berlanjut dengan langkah review untuk membandingkan penawaran terbaik dari supllier yang mana yang mampu diambil.
4. Document Filling
Skill dalam hal document filling juga tidak kalah penting dimiliki oleh Purchasing Manager hotel sebab setiap berkas pembelian merupakan dokumen penting yang mesti disimpan sebagai bukti dalam laporan pembelian.
Salah satunya ialah purchase request atau invoice order yang mesti tertata rapi secara administratif semoga dokumen penting tersebut terarsipkan dan tidak hilang, tercecer, atau rusak.
5. Pengoperasian Komputer dan Ms. Office
Bisa dibilang pengoperasian komputer dan Ms. Office merupakan basic skill yang harus dikuasai oleh semua tim administrasi di hotel, tergolong Purchasing Manager hotel. Kemampuan ini memiliki kegunaan untuk merekap data pembelian barang biar terendri dengan baik dalam sistem.
Demikianlah pembahasan lengkap perihal apa saja tugas Purchasing Manager hotel yang meliputi pengertian sampai skill yang mesti dimiliki untuk menjalankan pekerjaan sesuai SOP yang berlaku dalam hotel.
Dengan mengenali tugas Purchasing Manager hotel, mengemban atau beringgungan dengan jabatan tersebut akan membuat lebih mudah pekerjaan dalam bisnis perhotelan.
